Cechą danych, które stanowią podstawę do wszelkich rozliczeń podatkowych i innych jest ich wiarygodność i trwałość. Rozumie się przez to, że wprowadzone dane nie będą podlegać modyfikacjom, nie będzie możliwości wprowadzenia nowych bądź usunięcia istniejących danych.
Aby zapewnić, że dane wprowadzone w programie Comarch ERP XL są wiarygodne i trwałe udostępniono w standardzie możliwość zamykania poszczególnych okresów zarówno pod względem handlowym, jak i księgowym.
Funkcjonalność zamykania okresów operacji handlowych
W programie Comarch ERP XL istnieje możliwość definiowania i zamykania okresów operacji handlowych. Zamknięcie okresu operacji handlowych daje nam pewność, że w systemie nie pojawią się dokumenty po wygenerowaniu deklaracji VAT czy po wysłaniu JPK za dany miesiąc. Po zamknięciu danego okresu program blokuje możliwość dodania nowych bądź usunięcia już istniejących dokumentów. Nie ma to jednak nic wspólnego z blokadą ich księgowania.
Zamykanie okresów operacji handlowych przeprowadzamy z modułu Administrator.
Czynność polegająca na definiowaniu i zamykaniu okresów jest aktywna tylko dla odpowiednio uprawnionych operatorów. Tacy operatorzy mają także możliwość dodawania lub usuwania dokumentów mimo zamkniętego okresu. W razie potrzeby uprawnienia te pozwalają też na otworzenie zamkniętego wcześniej okresu handlowego.
Okresy handlowe definiowane są domyślnie w interwałach miesięcznych (możliwe jest wydłużenie okresu edytując datę „do”), tworzone są w sposób chronologiczny. Chronologia także jest zachowana w momencie zamykania lub otwierania okresów handlowych np. nie ma możliwości zamknięcia okresu handlowego, jeśli poprzedni nie jest zamknięty.
Zasada działania zamykania okresów operacji handlowych oraz rozwiązywania ewentualnych problemów została bardziej szczegółowo omówiona w osobnym artykule: Zamykanie okresów operacji handlowych.
Funkcjonalność zamykania okresów obrachunkowych
Zamknięcie okresu obrachunkowego jest procesem bardziej złożonym niż sama blokada danych wprowadzonych w programie. W zakres działań wykonywanych podczas ostatecznego zamknięcia okresu wchodzą m.in. sprawdzenie formalnej poprawności i kompletności zapisów w księgach, wycena walut, przeksięgowanie sald na wynik finansowy czy przeniesienie zapisów do księgi głównej. Co jeszcze powinniśmy wykonać przy zamknięciu roku obrotowego oraz jak to wykonać w programie Comarch ERP XL zostało przedstawione w odrębnym artykule: Zamknięcie okresu obrachunkowego.
Gdy jednostka prowadzi księgi rachunkowe za pomocą komputera, ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych w systemie finansowo-księgowym powinno kończyć się blokadą tj. brakiem możliwości modyfikacji danych oraz wprowadzania nowych danych do ksiąg rachunkowych zamykanego roku obrotowego. Po dokonaniu tych czynności dostęp do ksiąg rachunkowych w komputerze za zamknięty rok obrotowy powinien istnieć wyłącznie za pomocą odczytu na ekranie monitora lub w postaci wydruku.
Powyższą funkcjonalność program Comarch ERP XL spełnia poprzez opcję Zamknij okres w module Księgowość.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych w programie opiera się na wcześniej zdefiniowanych okresach obrachunkowych - zwykle obejmujących 12 miesięcy, jednak okresy obrachunkowe możemy zamykać w dowolnych interwałach czasowych: rocznie, kwartalnie czy miesięcznie. Program daje dowolność co do wskazania daty zamknięcia okresu.
Poza blokadą księgowania bądź odksięgowania dokumentów w programie (inaczej mówiąc blokadą zmiany obrotów i sald), zamknięcie okresu obrachunkowego może również spowodować brak możliwości dokonywania rozliczeń na kontach walutowych w tym okresie – dzieję się tak, ponieważ wytworzone wtedy automatyczne różnice kursowe mogą występować bezpośrednio w postaci zapisów księgowych, albo mogą być też automatycznie księgowane.
Zwrócić należy uwagę, że zamknięcie okresu obrachunkowego nie zablokuje utworzenia w programie nowych dokumentów, jedynie wpłynie na brak możliwości ich zaksięgowania. W przeciwieństwie do funkcjonalności zamykania okresów operacji handlowych, zamknięcie okresu obrachunkowego jest w programie czynnością nieodwracalną. W związku z tym okres obrachunkowy powinno się zamknąć dopiero wtedy, gdy mamy gwarancję, że nie wpłyną już do niego żadne operacje.
Konieczność wprowadzania modyfikacji po zamknięciu okresu
Niemniej jednak zdarzają się czasem sytuację, kiedy w programie rok obrotowy już zamkniemy, a w międzyczasie wyniknie potrzeba wprowadzenia niezbędnych modyfikacji przed wygenerowaniem sprawozdań. Pomocne mogą się wtedy okazać poniższe dwa artykuły z niestandardowymi rozwiązaniami, pomagające w otworzeniu okresu obrachunkowego lub przeniesieniu zapisów księgowych z księgi głównej do bufora.
Autor: Izabela Kowalska
