Data utworzenia: 22.11.2017 Numer referencyjny: SXK016 Publiczny

Zamykanie okresów operacji handlowych w ERP XL | Artykuł ERP XL

Wprowadzenie

Zamykanie okresów handlowych zabezpiecza firmę przed ingerencją w dane, na podstawie których zostały już wyliczone podatki. W przeciwieństwie jednak do okresów obrachunkowych dotyczących całego roku tutaj możliwe jest zamykanie miesięcy. Zamknięcie okresu operacji handlowych daje nam pewność, że w systemie nie pojawią się dokumenty po wygenerowaniu deklaracji VAT czy po wysłaniu deklaracji JPK. 

Artykuł przedstawia zasadę działania tej funkcjonalności w Comarch ERP XL.

Zasada działania

Funkcja dostępna jest w module Administrator pod przyciskiem Okresy operacji handlowych:  

ikona zamykania okresów handlowych

Kliknięcie przycisku spowoduje otwarcie listy okresów okresów handlowych:

lista okresów handlowych

Na liście możliwe jest dodanie nowych okresów (w dowolnym interwale czasowym), zamknięcie okresów oraz ich ponowne otwarcie.

Na liście widoczna jest informacja kiedy i  przez jakiego operatora został zamknięty dany okres handlowy.

W zamkniętym okresie operator, który nie ma specjalnych uprawnień, nie może wystawiać dokumentów zarówno przychodowych jak i rozchodowych z datą, która mieści się w ramach zamkniętego okresu.

Dla różnego rodzaju dokumentów data, która jest brana pod uwagę przy zamykaniu okresu, tzw. data kluczowa jest inna. Dla przykładu dla dokumentów typu FS, WZ, PA, RW,PW jest to data wystawienia oraz przyjęcia/wydania magazynowego, a dla dokumentów PZ, FZ datą kluczową jest data wpływu.

Jeżeli operator bez uprawnień próbuje zmienić datę na zawierającą się w zamkniętym okresie, wtedy zostanie wyświetlony komunikat o zamknięciu operacji handlowych i niemożności wykonania takiej czynności:

Zmiana daty nie jest możliwa. Nowa data zawiera się w okresie zamkniętym dla operacji handlowych.

Wymagane uprawnienia

Aby skorzystać z funkcji użytkownik musi mieć dostęp do modułu Administracja. Nie musi mieć uprawnień administracyjnych, wystarczy, że ma możliwość otwarcia tego modułu.

Dodatkowo konieczne jest zdefiniowanie odpowiednich uprawnień dla użytkownika, który ma mieć prawo do zamykania okresów handlowych. Uprawnienia te określa się na kacie operatora, zakładka: Parametry/Ogólne:

uprawnienia do zamykania operacji handlowych na karcie operatora

Operator z takim uprawnieniem może zamykać i otwierać okresy jak również może wystawiać i edytować dokumenty w zamkniętym okresie.

Zamknięcie wybranego okresu nie jest możliwe

Przy próbie zamknięcia okresu handlowego może wyświetlić się komunikat informujący o niepowodzeniu:

Zamknięcie wybranego okresu nie jest możliwe, gdyż istnieją wystawione w tym okresie dokumenty handlowe, których nie zatwierdzono

Świadczy to o tym, że w obrębie dat danego okresu handlowego istnieje co najmniej jeden dokument, który spełnia następujące kryteria:

  • dokument jest niezatwierdzony (pozostaje w buforze)
  • dokument przychodowy ma nieustaloną wartość dostawy
  • dokument rozchodowy ma nieustalony koszt

Jeśli nie możemy w łatwy sposób zlokalizować takiego dokumentu w programie to warto poprosić o pomoc osobę z dostępem do bazy danych, która może uruchomić na bazie następujące zapytanie SQL, które zwróci informację o nie zatwierdzonych dokumentach: 

SELECT cdn.numerdokumentu(trn_gidtyp, trn_spityp, trn_trntyp, trn_trnnumer, trn_trnrok, trn_trnseria, trn_trnMiesiac)
FROM CDN.TraNag WHERE TrN_Stan < 3 AND TrN_GIDTyp <>2004 
AND TrN_DataMag BETWEEN datediff(day, '18001228', '20171001') AND datediff(day, '18001228', '20171031') --tutaj wskaż interesujący Cię zakres dat

W przykładzie użyto dat: 20170101 I 20170131 – należy zastąpić je datami z zamykanego okresu w takim samym formacie ciągłym - na przykład 31. grudnia 2017 zapisuje się w postaci 20171231.

Kontrowersje

Spotkaliśmy się wśród księgowych użytkowników programu z błędnym przekonaniem, że zamknięcie okresu operacji handlowych blokuje również czynności księgowe. Otóż zamknięcie okresu handlowego w żaden sposób nie uniemożliwia księgowania i odksięgowywania dokumentów oraz zakładania kont księgowych objętych datą zamkniętego okresu handlowego.

Kontrowersje wzbudza również fakt, że funkcja dostępna jest jedynie z modułu Administrator, a ze względów bezpieczeństwa nie zawsze słuszne jest udostępnianie pracownikom dostępu do tego modułu. Można sobie z tym poradzić poprzez zastosowanie dodatkowego narzędzia programistycznego uruchamiającego funkcjonalność okresów operacji handlowych z poziomu Księgowości bądź modułu Sprzedaż. Funkcję można dostarczyć poprzez narzędzie raportu typu wykres lub przez aplikację dużej hydry. 

Oceń artykuł: 
Vote up!
0
Vote down!
0