Nowy rok w Comarch ERP XL
Jeśli pracujesz w systemie Comarch ERP XL i zbliża się koniec roku kalendarzowego to warto zadbać, aby powrót do pracy drugiego stycznia nie nastręczył problemów. Możesz im zapobiec wykonując już w grudniu kilka prostych czynności.
W tym artykule doradzimy Ci na co powinieneś zwrócić uwagę przygotowując system do pracy w nowym roku
jeszcze w grudniu.
System Comarch ERP XL
Nowy rok daje sposobność do zmiany sposobu numeracji dokumentów w całym systemie. Możesz zmienić wzorzec numeracji, dodać lub usunąć zera poprzedzające, zarchiwizować nieużywane serie, dodać miesiąc, skrócić lub uprościć numerację.
- ZRÓB TO – rozważ zmianę sposobu numeracji i zastosuj ją dopiero po zakończeniu pracy w grudniu.
Księgowość
Zazwyczaj nowy rok kalendarzowy jest tożsamy z finansowym okresem obrachunkowym. W Comarch ERP XL plan kont jest ściśle powiązany z okresem obrachunkowym. Brak nowego planu kont może wywołać zamieszanie w całej firmie.
- ZRÓB TO – załóż nowy okres obrachunkowy.
Zanim jednak przystąpisz do kolejnego kroku jakim jest przeniesienie planu kont rozważ proszę wygaszenie kont rozrachunkowych sprawiających Ci kłopot.
Na skutek różnych perturbacji mogły w Twoim programie zaistnieć przypadki nieporozliczanych pozycji, które nie dają się ze sobą rozliczyć. Szerzej opisałem ten problem w artykule Metoda na krnąbrne rozrachunki. Możesz w łatwy sposób wyeliminować takie przypadki wygasając kłopotliwe rozrachunkowe konta księgowe.
- ZRÓB TO – wygaś konta rozrachunkowe nastręczające trudności przy rozliczeniach.
Aby wygasić konto księgowe w starym roku (docelowo należy wprowadzić je na ręcznie w nowym roku) wejdź na zakładkę Właściwości konta księgowego i zaznacz „Blokada przenoszenia bilansu otwarcia”. Wygaś też na tym koncie nieporozliczane zapisy.
- ZRÓB TO – przenieś plan kont na nowy okres obrachunkowy.
Pamiętaj, że na początku nowego roku będziesz pracować naprzemiennie w dwóch okresach obrachunkowych. Do przełączania się między okresami służy menu System -> Zmiana okresu dostępne w module Księgowość.
Pamiętaj, że dla wygaszonych kont musisz w nowym roku założyć te same konta księgowe ręcznie. Będziesz też potrzebować wprowadzić na nich ręczny bilans otwarcia, ale to dopiero przy zamykaniu ksiąg za stary rok.
Kasa i bank
W nowym roku może okazać się konieczne ręczne stworzenie pierwszego raportu kasowego i bankowego, zwłaszcza jeśli Twoja firma obraca gotówką.
- ZRÓB TO – załóż pierwszy raport kasowy dla każdego rejestru gotówkowego. Możesz również założyć raporty bankowe.
- ZRÓB TO – sprawdź czy jesteś w stanie wystawić w nowym roku nową fakturę przelewową i fakturę gotówkową oraz zarejestrować do niej zapłatę.
Logistyka i Handel
W nowym roku mogą ujawnić się kłopotliwe przypadki dokumentów, których data handlowa wystawienia i data magazynowa wydania/przyjęcia są w różnych okresach. Kolejny problem mogą stanowić dokumenty wystawione z datą wsteczną, a zwłaszcza pokrywające się z datą inwentaryzacji poprzedniego roku. Ogranicz użytkownikom wprowadzanie dokumentów wstecznych, a jednocześnie udostępnij tę możliwość uprawnionym osobom.
- ZRÓB TO – załóż w nowym roku nowy okres handlowy, a na koniec grudnia zamknij okres handlowy starego roku. Jak to zrobić dowiesz się tutaj.
Pewien sposób konfiguracji systemu może wymagać istnienia planu kont do wystawiania faktur i do wprowadzania zapisów kasowych i bankowych, co zostało opisane wcześniej.
Na przełomie lat możesz też rozważyć zmianę sposobu rozchodowania towaru w obrębie gospodarki magazynowej (FIFO/LIFO/FEFO, itp.). Jeśli decydujesz się na taką zmianę to po zakończeniu ewidencji magazynowej w starym roku:
- ZRÓB TO – zmień sposób rozchodu towaru z magazynu na kartotekach towarowych.
Analizy finansowe
Zmian mogą również wymagać niektóre zestawienia finansowe, np. Rachunek Wyników. Zestawienia mogą korzystać z zafiksowanych na konkretny rok szablonów. Jeśli na bieżąco wykorzystujesz zestawienia finansowe to:
- ZRÓB TO – załóż nowe szablony pod zestawienia finansowe.
Business Intelligence
W module BI niektóre wymiary finansowe (zwłaszcza miejsca i rodzaje kosztów) mogą odnosić się do księgowego planu kont. Ten specyficzny sposób ustawienia nazywa się dynamicznymi i niezmaterializowanymi wymiarami analitycznymi bazującymi na planie kont. Takie wymiary analityczne wymagają przepięcia na nowy plan kont. Jeśli zatem korzystasz z takich wymiarów to:
- ZRÓB TO – przestaw ustawienia dynamicznych wymiarów analitycznych na nowy plan kont.
Co dalej?
Potrzebujesz wsparcia w przestawieniu systemu na nowy rok?
Zrobiłeś wszystko jak trzeba, a mimo to coś nie udało się w styczniu?
Skontaktuj się z nami, postaramy się pomóc.
Zespół Prospeo - Autoryzowany Partner Comarch ERP
