Rozrachunki i rozliczenia | Artykuł ERP XL

Wprowadzenie

W tym artykule omawiam czym są rozrachunki i rozliczenia w ERP XL, w jaki sposób program utrzymuje je zbieżne i jakie są najczęściej popełniane błędy powodujące powstawaniu rozbieżności.

Po przeczytaniu zobacz również artykuł Automatyczne rozliczanie zapisów bankowych dla zobowiązań.

Czym są rozrachunki i rozliczenia w ERP XL

Programy Comarch oferują specyficzny sposób ewidencji rozliczeń rozróżniając dwie ścieżki: rozrachunki w perspektywie księgowej i płatności w perspektywie finansowo-handlowej. Dotyczy to zarówno programu Comarch ERP XL jak i Comarch ERP Optima.

Pojęcie Rozrachunków jest w księgowości powszechnie znane i dotyczy łączenia należności i zobowiązań dokumentów na poziomie zapisów księgowych. Dokumenty handlowe są księgowane na konta rozrachunkowe, a powstające zapisy księgowe po stronie Winien i Ma podlegają łączeniu zwanego rozrachowaniem. Rozrachowanie jest więc w XL-u parowaniem zapisów księgowych na kontach rozrachunkowych. Zapis księgowy w ERP XL będący rozrachowany z innym zapisem wygląda w ten sposób:

Pojęcie Rozliczeń odnosi się  zaś do tzw. płatności, czyli należności i zobowiązań wynikających z dokumentów handlowych, wyciągów bankowych, list płac i innych należności i zobowiązań. Każdy dokument podlegający rozliczeniu generuje płatność, która następnie może zostać sparowana z płatnością innego przeciwstawnego dokumentu. Rozliczenie jest więc w XL-u parowaniem płatności, w szczególności wynikających z dokumentów handlowych. Dokument w ERP XL będący rozliczony z innym dokumentem (lub wpłatą) wygląda w ten sposób:

W programie mamy więc do czynienia z dwutorowością należności i zobowiązań – z jednej strony prowadzona jest ewidencja płatności, a z drugiej ewidencja rozrachunków. Szczęśliwie architektura programu utrzymuje te tory zbieżne, ponieważ dokonanie rozliczenia zaksięgowanych dokumentów powoduje automatyczne ich rozrachowanie na poziomie rozrachunków, jak również dokonanie rozrachunku na poziomie zapisów księgowych powoduje automatyczne rozliczenie powiązanych z nimi dokumentów. Jeśli dokumenty nie są zaksięgowane w chwili ich rozliczenia to rozrachowanie nastąpi automatycznie po zaksięgowaniu obydwu dokumentów. Rozrachunki i rozliczenia są spójne.

Rozróżnienie perspektywy finansowej i księgowej ma taką zaletę, że daje możliwość dokonywania rozliczeń na dokumentach już od momentu wprowadzenia ich do programu, bez konieczności oczekiwania na ich księgowanie. Zwłaszcza w dużych firmach proces księgowania dokumentów może być przesunięty nawet o kilka dni, co uniemożliwiałoby dokonywanie bieżących rozliczeń, jak ma to miejsce w niektórych programach.

Dwutorowość stanu rozliczeń nie jest jednak pozbawione wad, co omówię w dalszej części artykułu.

Zasada działania rozliczeń i rozrachunków

Należność lub zobowiązanie powstaje w chwili wystawienia w programie dokumentu, który generuje płatność, np. faktura sprzedaży lub paragon. Równolegle z dokumentem można zarejestrować wpłatę i natychmiast rozliczyć ją z tym dokumentem. Jeśli dokument nie zostanie od razu rozliczony to będzie widoczny na liście nierozliczonych płatności:

W chwili księgowania dokumentów powstają zapisy księgowe na kontach rozrachunkowych. Jeśli zaksięgowane dokumenty były nierozliczone wtedy będą widoczne na liście rozrachunków nierozliczonych:

Rozliczenie zaksięgowanego dokumentu z poziomu Płatności powoduje automatyczne rozrachowanie powiązanych dekretów w księgowości, jak również rozrachowanie dekretów księgowych z poziomu Rozrachunków powoduje automatyczne rozliczenie płatności na dokumentach. Zasadę tę prezentuje poniższy schemat:

Pryncypia

Prawidłowo skonfigurowany program i zachowanie podstawowych zasad rozliczania dokumentów gwarantuje poprawność i spójność danych w perspektywie finansowej (płatności) i księgowej (rozrachunki).

Tym niemniej najczęściej spotykanym u klientów problemem w działaniu programu są właśnie rozliczenia i rozrachunki, które są rozbieżne na skutek błędów konfiguracji, błędów podczas migracji danych i niefrasobliwości operatorów. Zachowanie spójności pomiędzy rozrachunkami, a rozliczeniami nie jest rzeczą trudną pod warunkiem stosowania się do kilku podstawowych zasad, które przedstawiam poniżej.

1. Schematy do księgowania dokumentów posiadających płatność muszą zawierać makro oparte o płatność (nie brutto). Mimo że makro [Płatność] i [Brutto] wartościowo zwracają tę samą kwotę to użycia makra [Brutto] nie założy odpowiedniego powiązania pomiędzy płatnością, a rozrachunkiem i w rezultacie rozliczenie płatności nie spowoduje automatycznego rozrachowanie zapisów księgowych (i odwrotnie).

2. Podczas generowania tzw. predekretacji (podglądu propozycji księgowania dokumentu przed jego zaksięgowaniem) nie wolno kasować pozycji z kontami rozrachunkowymi i dodawać tych pozycji ręcznie. Skasowanie pozycji spowoduje rozłączenie płatności z rozrachunkiem i w efekcie dokonanie na takim dokumencie rozliczenia na poziomie płatności nie spowoduje automatycznego rozrachowania zapisów na poziomie rozrachunków (i odwrotnie).

Poniżej przesdstawiam przykład predekretacji dokumentu, gdzie skasowano pozycję rozrachunkową i następnie dodano ją ręcznie. Świadczyć może o tym fakt, że pozycja rozrachunkowa zlokalizowana jest na końcu, zwykle zaś schematy umieszczają ją na początku:

3. Każda pozycja konta rozrachunkowego na dokumencie musi być uzupełniona przez schemat, nie może zaś zostać dodana ręcznie. Ręczne dodanie pozycji nie spowoduje powiązania płatności z rozrachunkiem i w chwili rozliczenia płatności nie spowoduje automatycznego rozrachowania zapisów na poziomie rozrachunków (i odwrotnie).

4. Na schemacie księgowania dokumentów Parametr [Sumuj kwoty o tych samych kontach] powinien pozostać niezaznaczony, bo mogłoby to spowodować wygenerowanie jednego zapisu rozrachunkowego do dwóch płatności na dokumencie, co uniemożliwiłoby powiązanie płatności z dekretem rozrachunkowym.

5. Liczba płatności na dokumencie powinna być zawsze równa liczbie pozycji rozrachunkowych wynikających z księgowania tego dokumentu. Dzięki temu program będzie potrafił powiązać odpowiednią pozycję płatności z odpowiednią pozycją dekretu rozrachunkowego i rozliczenie płatności będzie powodowało automatyczne rozrachowanie dekretu.

6. Nie należy wprowadzać ręcznych poleceń księgowania bezpośrednio na konta rozrachunkowe z pominięciem generowania płatności jeśli w przyszłości takie zapisy będą rozrachowywane z innymi zapisami posiadającymi płatność. Spowoduje to rozrachowanie zapisów na poziomie księgowym ale nie spowoduje rozliczenia płatności na poziomie finansowym.

Jednocześnie sam program ostrzega o takiej sytuacji - próba księgowania ręcznego na konto rozrachunkowe wyświetla komunikat:

W przypadku gdy wystąpi takie księgowanie  i dekret zostanie rozrachowany z innym prawidłowym dekretem (posiadającym rozrachunek i płatność) to na tym drugim dekrecie płatnośc pozostanie zawsze nierozliczona, co obrazuje poniższy schemat:

7. Nie należy wprowadzać księgowań na dwa konta rozrachunkowe ujęte w jednej pozycji. W takim układzie program nie będzie wiedział która pozycja jest powiązana z płatnością.

8. Nie należy dokonywać rozliczeń dokumentów zaksięgowanych z dokumentami, które nigdy nie będą księgowane. Sytuacja taka może mieć miejsce gdy wprowadza się do systemu dokumenty poza okresem obrachunkowym, np. na potrzeby wprowadzenia stanu początkowego VAT. Rozliczenie takich dokumentów spowoduje, że pozostaną one zawsze nie rozrachowane na poziomie rozrachunków. Obrazuje to poniższy schemat:

9. Nie należy dokonywać rozrachunków do dekretów, z których jeden posiada płatność, a drugi jej nie posiada. Sytuacja taka może mieć miejsce, gdy płatność na dokumencie zostanie oznaczona jako [nie podlegająca rozliczeniu]. W takiej sytuacji należy na obydwu płatnościach zaznaczyć parametr [nie podlega rozliczeniu]. 

W przypadku gdy taki dokument zostsanie rozliczony z innym prawidłowym dokumentem (posiadającym rozrachunek i płatność) to na tym drugim dokumencie płatnośc pozostanie nierozliczona, co obrazuje poniższy schemat:

10. Konta rozrachunkowe muszą być powiązane z podmiotem, bo w przeciwnym razie nie wygeneruje się płatność na nocie memoriałowej przy generowaniu ręcznego PK na konto.

Podsumowanie

Konsekwencją nieprzestrzegania zasad prawidłowej ewidencji w obrębie rozrachunków i płatności są przede wszytkim trudności z ich rozliczeniem. 

Przykładem tego może być jeden z komunikatów występujących przy próbie dokonania rozrachunku:

Kolejny problem to odmienny stan należności i zobowiązań pomiędzy stanem płatności (Preliminarz), a stanem rozrachunków. Osoby z działu handlowego będą mieć inne informacje niż księgowość.

 W przypadku wystąpienia i odnalezienia rozbieżności na dokumencie najlepszą metodą naprawy jest usunięcie rozliczeń i rozrachunków do tego dokumentu, a następnie ponowne rozliczenie i rozrachowanie. Ostatecznie jednak, gdy nie ma możliwości sparowania rozrachunków z poziomu programu można uciec się do metody ukrycia zbędnych pozycji. Więcej na ten temat znajdziesz w artykule Metoda na krnąbrne rozrachunki.