Co to jest dokument KK | Artykuł ERP XL

Wstęp

Dokumenty Korekt Kosztów (w skrócie KK) służą do uzgodnienia wartości obrotów na magazynie. Są generowane przez program automatycznie w pewnych okolicznościach (które omówię w dalszej części). Dokumenty KK widoczne są w programie na liście dokumentów -> zakładka pionowa Sprzedaż -> zakładka pozioma KK.

Jak działa obrót magazynowy

Warto wyjaśnić tę kwestię dla lepszego zrozumienia przedmiotu sprawy. Obrót na magazynie wiąże się z przyjmowaniem i wydawaniem towarów, materiałów i produktów (ale nie usług) i sprowadza się do dwóch miar – ilości i wartości. Przyjęcie na magazyn towaru (np. na skutek zakupu lub wytworzenia produktu) powoduje zwiększenie ilości i wartości na magazynie. Rozchód towaru (np. na skutek sprzedaży lub rozchodu surowca) powoduje zmniejszenie ilości i wartości na magazynie. Obrót sprowadza się więc do przychodów i rozchodów ilościowo-wartościowych. Dokumenty KK generują wyłącznie obrót wartościowy.

Na marginesie - w przypadku dokumentów handlowych rozchodowych (na przykład faktur sprzedaży) mamy do czynienia z jeszcze jedną miarą – wartości sprzedaży. Jest to wartość po jakiej towar jest sprzedawany do klienta i nie należy jej mylić z wartością magazynową. Faktura sprzedaży niesie ze sobą dwie kwoty: wartość rozchodu magazynowego (zwanego też kosztem własnym sprzedaży) i wartość sprzedaży. Różnica między tymi dwoma wartościami stanowi marżę wartościową, czyli zysk. Wartość sprzedaży nie wpływa w żaden sposób na wartość magazynową.

Korekty kosztów związane są wyłącznie z wartością magazynową, a w szczególności z kosztem własnym sprzedaży na dokumentach rozchodowych.

Operacje przychodów i rozchodów magazynowych tworzą w programie tzw. zasoby. Zasoby to bieżący i aktualny stan ilościowo-wartościowy magazynu. Przykładowo – pierwsza faktura zakupu na towar X na kwotę 1000 zł w ilości 100 sztuk i druga faktura zakupu na towar X na kwotę 600 zł w ilości 50 sztuk tworzy zasoby na towarze X w łącznej wartości 1600 zł i w ilości 150 sztuk. Następnie sprzedaż towaru X w ilości 20 sztuk powoduje rozchód wartości 200 zł (przy założeniu, że rozchód następuje z pierwszej dostawy wg FIFO) i zmianę zasobów do wartości 1400 zł i ilości 130 sztuk.

Zasoby prezentowane są w programie na liście towarów, gdzie kolumna [Sprzedaż] oznacza ilość handlową, a kolumna [Księgowa] wartość magazynową:

Historyczny stan magazynu

Dla dalszych rozważań nad KK ważne jest też zrozumienie kwestii historycznego stanu magazynu.

Wartość zasobów pokazuje stan bieżący jednak często zachodzi potrzeba sprawdzenia stanu magazynu na wskazany dzień. Stan historyczny może zostać wyliczony na podstawie wszystkich przychodów i rozchodów, których data jest mniejsza lub równa wskazanej. 

W przytoczonym przykładzie bieżący stan zasobów wynosi wartość 250 zł, ilość 30 sztuk, ale historyczny stan magazynu na dzień 31 sierpnia 2019 wynosi wartość 750 zł, ilość 85 sztuk.

Historyczny stan magazynu wyliczany jest przez dostępny w standardzie raport [Stan magazynu na dzień] dostępny pod ikoną drukarki w kontekście listy towarów. 

Dokumenty KK wpływają na historyczny stan magazynu i są uwzględniane w raporcie stanu magazynu na dzień.

Jak działa KK

Parametry działania KK

Księgowanie dokumentów KK

Zagrożenia wynikające z KK

Podsumowanie

Dokumenty KK uzupełniają wartości kosztu własnego sprzedaży na dokumentach w chwili, gdy te dokumenty są już wystawione i mają naliczony jakiś pierwotny koszt własny. Mechanizm z reguły działa dobrze ale zdarzają się perturbacje, których skutki wymieniłem wcześniej. W wyniku tych perturbacji może zaistnieć potrzeba uzgodnienia wartości magazynu, co jednak nie jest dostępne w standardzie programu. Rozwiązanie przynosi dostarczona przez nas solucja, która automatycznie tworzy dokumenty KK zerując wartości na zerowych stanach ilościowych.