Uzgadnianie stanu magazynu z kontami księgowymi

Dostęp do pełnej treści artykułu jest ograniczony.
Płatność przedpłatą Pro forma lub przelewem PayU.
Cena brutto: 2 800,00 zł

Zastosowanie

Raport służy do porównania wartości na kontach księgowych z wartością dokumentów handlowych i wykazaniu ewentualnych rozbieżności. Stanowi pomoc przy uzgadnianiu magazynowych kont księgowych na koniec miesiąca lub na koniec roku. Umożliwia zweryfikowanie poprawność założeń w zakresie księgowania dokumentów handlowych i poprawność działania schematów księgowań.

Ten raport jest konfigurowalny, co umożliwia dostosowanie go nawet do nietypowych powiązań kont księgowych z magazynami. Obsługuje następujące przypadki:

jeden magazyn – jedno konto. Każdy magazyn posiada odrębne konto księgowe. Prosty przypadek stosowany najczęściej w firmach handlowych. Przykład: magazyn główny – konto 330-01, magazyn pomocniczy – konto 330-02.
kilka magazynów – jedno konto. Istnieją grupy magazynów księgowane na odrębne konta księgowe. Stosowane najczęściej w firmach produkcyjnych. Przykład: magazyn surowców i magazyn opakowań – konto 310.
jeden magazyn – kilka kont. W zależności od transakcji obroty na jednym magazynie księgowane są na odrębne konta księgowe. Stosowane najczęściej w firmach produkcyjnych. Przykład: magazyn główny – konto 330 i konto 600 (w zależności czy towar jest produktem, czy towarem handlowym).
rozwiązanie hybrydowe – umożliwia ustawienie powiązań pomiędzy magazynami i kontami z uwzględnieniem wszystkich trzech przypadków, czyli wiele magazynów - wiele kont księgowych. Przykład: magazyn wyrobów A i magazyn wyrobów B są księgowane na konta 310-01 i 310-02, a magazyn surowców A i magazyn surowców B są księgowane na konta 320-01 i 320-02.

Do konfiguracji raportu określającej tworzenie grup magazynów, grup kont księgowych i ich powiązań służy funkcjonalność w postaci edytowalnych raportów pomocniczych.

Uwaga: W standardzie programu, na liście towarów wg kodu pod ikoną drukarki, dostępny jest alternatywny raport „Uzgadnianie stanu magazynu z kontami”. Raport standardowy umożliwia podstawowe sprawdzenie zgodności księgowania na jednym koncie dla wybranych magazynów (przypadek: kilka magazynów - jedno konto).

Zasada działania

Raport porównuje kwotę magazynową dokumentu handlowego z kwotą wynikowego dekretu księgowego i wykazuje przypadki niezgodności wskazując przyczynę niezgodności:

Dekretacja magazynu – raport niezgodności

W kolumnie [Przyczyna] wykazywany jest powód niezgodności. Możliwe są następujące przyczyny niezgodności wykazywane przez raport:

Księgowanie na inny magazyn. Z ustawionego powiązania magazynów z kontami księgowymi wynika, że dokument powinien był zostać zaksięgowany na inne kont księgowe, przy czym wykazany jest dokument handlowy.
Księgowanie w innym okresie. Wykazany dokument jest zaksięgowany ale w okresie innym niż podany zakres dat.
Dokument na inny magazyn. Z ustawionego powiązania magazynów z kontami księgowymi wynika, że dokument powinien był zostać zaksięgowany na inne kont księgowe, przy czym wykazany jest dekret księgowy.
Dokument w innym okresie. Wykazany dekret wynika z księgowania dokumentu, ale dokument jest w innym okresie niż podany zakres dat.
Niezgodność kwot dokument-dekret. Dokument jest zaksięgowany na prawidłowe konto ale kwoty dokumentu i dekretu są różne.
Dokument niezaksięgowany.
Dekret nie posiada dokumentu.

Wykazuje również dokumenty niezaksięgowane oraz dekrety księgowe nie będące powiązane z dokumentami handlowymi.

Parametry raportu:

Rok
Miesiąc od-do
Pomiń dokumenty – wskazanie typów dokumentów oddzielonych przecinkiem, które nie mają być uwzględniane przez raport. Przykład: MMW, FW, FWK
Czy paragony są księgowane – należy zaznaczyć jeśli księgowane są dokumenty paragonów i nie zaznaczać jeśli paragony księgowane są za pośrednictwem dokumentów RS.

Dzięki odpowiedniej konfiguracji raport obsługuje zarówno proste jak i złożone przypadki księgowań. Proste przypadki polegają na księgowaniu dokumentów pochodzących z jednego magazynu na jedno określone konto księgowe (relacja 1:1). Złożone przypadki polegają na księgowaniu dokumentów pochodzących z różnych magazynów na jedno konto księgowe (relacja 1 do wielu) lub dokumentów pochodzących z jednego magazynu na wiele kont księgowych (relacja wiele do jednego) lub nawet pochodzących z wielu magazynów księgowanych na wiele kont księgowych (relacja wiele do wielu).

Warunki wymagane do działania raportu

Raport obsługuje wyłącznie taki sposób prowadzenia ksiąg, w którym dokumenty księgowane są konto magazynu, na którym występuje ruch towaru. Przykładowa konstrukcja schematu księgowania opartego o magazyn wygląda w następujący sposób:

Działanie raportu wymaga księgowania dokumentów na konto magazynowe

Lub w ten sposób:

Raport nie zadziała, w przypadku gdy dokumenty księgowane są na konta księgowe w oparciu o pewne cechy towarów lub dostaw, jak ma to niekiedy miejsce w przypadku produkcji. Przykładowa pozycja takiego schematu wygląda następująco:

Przykładowy sposób księgowania magazynu na skutek którego raport nie zadziała

Ponadto zalecane jest księgowanie wszystkich dokumentów generujących obrót na magazynie, ponieważ tylko wtedy możliwe jest wiarygodne wykazanie różnic. W szczególności obejmuje to następujące typy dokumentów pomijane niekiedy w księgowaniu: WZ, PZ, MMW, MMP.

Konfiguracja raportu

Raport jest w stanie porównać magazyny z kontami księgowymi w dowolnym układzie dzięki ustawieniu powiązań pomiędzy magazynami, a kontami księgowymi.

W celu zdefiniowania powiązań należy skorzystać z funkcjonalności tworzenia grup magazynów i grup kont księgowych oraz powiązać je ze sobą. Celem jest jednoznaczne powiązanie magazynów z kontami księgowymi, co znaczy że dokładnie jeden magazyn lub grupa magazynów odpowiada dokładnie jednemu kontu księgowemu lub grupie kont. Jest to konieczny warunek logiczny do prawidłowego działania raportu.

Proces konfiguracji jest jednorazowy i przebiega w trzech etapach: zdefiniowanie grup magazynów, zdefiniowanie grup kont księgowych oraz powiązanie magazynów (lub grup magazynów) z kontami księgowymi (lub grupami kont).

Etap 1 - zdefiniowane grup magazynów

Polega na wskazaniu magazynów podlegających analizie i ewentualnym ich pogrupowaniu. Grupowanie ma na celu obsłużenie sytuacji, w której kilka magazynów jest księgowanych na jedno wspólne konto księgowe (relacja wiele do jednego).

W tym celu należy uruchomić funkcjonalność [SXJ014A Dekretacja magazynu - grupowanie magazynów] dostępną pod ikoną wykresu:

Etap 1 konfiguracji raportu - zdefiniowanie grup magazynów

W polu Tryb należy wskazać zamierzoną czynność i potwierdzić przyciskiem pioruna lub klawiszem Enter. Dostępne są następujące czynności:

Podgląd – pokazuje bieżącą listę dodanych magazynów
Dodaj grupę magazynów – umożliwia wprowadzenie grupy, która zawierać będzie kilka magazynów
Dodaj magazyn – umożliwia dodanie pojedynczego magazynu z dostępnej listy magazynów lub zaimportowanie wszystkich magazynów z programu
Usuń – umożliwia usunięcie wskazanej pozycji. W celu odświeżenia dostępnej listy pozycji do usunięcia może być konieczne ponowne otwarcie funkcjonalności.

Jeśli zdefiniowano jakąś grupę magazynów to w kolejnym kroku należy przypiąć do niej listę magazynów.W tym celu należy dwukrotnie kliknąć pozycję grupy, co spowoduje otwarcie funkcjonalności [SXJ014B Dekretacja magazynu - edycja grupy magazynu]:

Dodanie magazynów w ramach zdefiniowanej grupy

Dostępne są następujące czynności:

Podgląd – pokazuje bieżącą listę dodanych magazynów w grupie
Dodaj magazyn – umożliwia dodanie wybranego magazynu lub wszystkich magazynów nie będących jeszcze przypisanych
Usuń wszystkie – usuwa wszystkie magazyny z grupy

Etap 2 - zdefiniowane grup kont księgowych

Polega na wskazaniu kont księgowych, na które księgowane są dokumenty i ewentualnym ich pogrupowaniu. Grupowanie ma na celu obsłużenie sytuacji, w której magazyn (lub grupa) jest księgowany na więcej niż jedno konto księgowe (relacja jeden do wielu lub wiele do wielu).

W tym celu należy uruchomić funkcjonalność [SXJ014C Dekretacja magazynu - grupowanie kont] dostępną pod ikoną wykresu:

Etap 2 konfiguracji raportu - zdefiniowanie grup kont księgowych

Dostępne są następujące czynności:

Podgląd – pokazuje bieżącą listę dodanych kont księgowych
Dodaj grupę kont – umożliwia założenie grupy kont księgowych, która zawierać będzie kilka kont księgowych
Dodaj wzór konta – umożliwia dodanie pojedynczego konta księgowego. Można wskazać konto analityczne lub subkonto
Dodaj konta z listy magazynów – umożliwia zaimportowanie kont księgowych przypisanych do magazynów, jeśli na kartach magazynów zostały ustawione konta księgowe
Usuń pozycję – umożliwia skasowanie konta z listy. Może być potrzeba przeładowania funkcjonalności w celu odświeżenia listy kont dostępnych do usunięcia.

Jeśli utworzono grupę kont to w kolejnym kroku należy przyporządkować do niej listę kont księgowych. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć pozycję grupy, co spowoduje otwarcie funkcjonalności [SX014D Dekretacja magazynu - edycja grupy kont]:

Dodanie kont księgowych w ramach zdefiniowanej grupy kont

Dostępne są następujące czynności:

Podgląd – pokazuje bieżącą listę dodanych kont w grupie
Dodaj wzór konta – umożliwia dodanie wybranego konta księgowego analitycznego lub subkonta
Dodaj konta z listy magazynów – umożliwia zaimportowanie kont księgowych przypisanych do magazynów, jeśli na kartach magazynów zostały ustawione konta księgowe
Usuń wszystkie – usuwa wszystkie konta z grupy

Etap 3 - powiązanie magazynów (w tym grup magazynowych) z kontami księgowymi (w tym grup kont)

W ostatnim etapie konfiguracji należy powiązać ze sobą magazyny i konta księgowe w taki sposób, jak są one w rzeczywistości księgowane. W tym celu należy uruchomić funkcjonalność [SXJ014E Dekretacja magazynu - ustawienie powiązań]:

Etap 3 konfiguracji raportu - ustawienie powiązań pomiędzy magazynami, a kontami

Uruchomienie tej formatki spowoduje automatyczne powiązanie magazynów z kontami księgowymi, jeśli na kartach magazynów są wskazane konta księgowe. Pozycje prawidłowo powiązane wyświetlają w kolumnie [Status] wartość "OK:. Pozycje niepowiązane lub powiązane niejednoznacznie będą wyświetlać informację i przyczynie problemu:

Błąd-brak konta – jeśli dla magazynu lub grupy magazynów nie wskazano konta księgowego
Błąd-brak magazynu – jeśli dla konta księgowego lub grupy kont nie wskazano magazynu
Błąd-powielone konto – jeśli dla dwóch lub więcej niezgrupowanych magazynów wskazano to samo konto księgowe
Błąd-powielony magazyn – jeśli dla dwóch lub więcej niezgrupowanych kont księgowych wskazano ten sam magazyn

W celu dokonania dlaszego powiązania magazynu z kontem należy wskazać na dostępnych poniżej listach magazyn i konto i nacisnąć przycisk pioruna lub klawisz Enter. Prawidłowe powiązanie magazynów z kontami nie zgłosi żadnych błędów:

Powiązania magazynów z kontami są prawidłowe

Po ustawieniu powiązań pomiędzy magazynami i kontami można już korzystać z właściwego raportu dostępnego pod nazwą [SXJ014F Dekratacja magazynu - Raport niezgodności]. W przypadku dodania powstania w programie nowych magazynów lub kont księgowych należy uzupełnić konfigurację.

Wrażliwość na wersjonowanie ERP XL

Znikoma. Raport bazuje na strukturach danych, które nie zmieniły się od początku istnienia programu.