Jak uniknąć podwójnej zapłaty przy proformach | Solucja ERP XL

Zagadnienie podwójnej zapłaty w ERP XL

Przedstawione tu rozwiązanie służy do zapobieganiu zapłaty dwa razy za ten sam towar lub usługę, gdy została wcześniej wpłacona zaliczka do dostawy w postaci faktury proforma.

Zaliczki do dostaw są wtedy, gdy musimy zapłacić za coś, zanim dostaniemy towar i fakturę. Zwyczajowo taką płatność rejestruje się bezpośrednio w banku na podstawie faktury proforma od dostawcy. Jeśli program jest zintegrowany z bankiem to po wysłaniu zapłaty z banku pojawi się ona również na zapisach bankowych w ERP XL.

Po uregulowaniu zobowiązania firma otrzymuje za jakiś czas fakturę VAT, którą ktoś rejestruje w programie, nie będąc często świadom faktu wcześniej wysłanej zapłaty. To powoduje utworzenie w programie zobowiązania wobec tego dostawcy, nawet jeśli jest już w programie nierozliczony zapis bankowy do wcześniejszej proformy.

Istnienie w programie zobowiązania sugeruje potrzebę wysłania zapłaty za tę fakturę, co nieświadomy operator może wykonać. Wysłanie polecenia zapłaty do banku powoduje ponowną zapłatę za tę samą fakturę.

Ogólna zasada działania

Przedstawione tu rozwiązanie jest naszym autorskim pomysłem i do jego działania konieczne jest podłączenie w programie kilku mechanizmów. 

Metoda opiera się na rejestracji faktur proform w wydzielonym do tego rejestrze VAT o nazwie PROFO oraz na dodatkowej kolumnie [Proforma], która informuje o stanie proform i faktur końcowych. W poniższym przykładzie pierwsza faktura jest proformą, a druga faktura jest fakturą końcową rozliczającą tę proformę.

Krok 1 - Wprowadzenie faktury proforma

Krok 2 - Wysłanie przelewu do dostawcy

Krok 3 - Wprowadzenie faktury końcowej

Krok 4 - Rozliczenie faktury końcowej

Dodatkowe obiekty bazy danych

Konfiguracja programu