Wprowadzenie
Ogólne zasady licencjonowania
Zakupując dla firmy oprogramowanie Comarch ERP XL wskazuje się rodzaj i liczbę licencji. Licencja określa prawo do pracy w pewnym obszarze programu.
Licencje programu rozróżnia się przede wszystkim na stanowiskowe i serwerowe. Dla kilku specyficznych produktów funkcjonują jeszcze inne modele licencjonowania, które omówię w dalszej części artykułu.
Dominującym sposobem licencjonowania w ERP XL jest licencjonowanie stanowiskowe, dlatego że to na nim opiera się dostęp do najważniejszych funkcji programu. Liczba licencji stanowiskowych określa ilość użytkowników jaka może równolegle (w tym samym czasie) pracować w programie na określonej licencji. Licencje stanowiskowe przypisuje się nazwanych użytkowników w programie, choć nie są one licencjami imiennymi.
Licencje serwerowe są zawsze pojedyncze. Oznaczają one możliwość korzystania z pewnej funkcjonalności dla nieograniczonej liczby użytkowników (z pewnymi wyjątkami). Licencji serwerowych nie przypisuje się do użytkowników, stanowią one powszechnie dostępną funkcjonalność w firmie.
Zasada działania licencji stanowiskowej
Na wstępie ważne jest zrozumienie różnicy pomiędzy licencją, obszarem funkcjonalnym (sformułowanie autora), a modułem.
Nazwane licencje dotyczą określonych obszarów programu, takich jak Sprzedaż, Księgowość, czy Zamówienia,. Licencje rozumiane są jako przedmiot handlowy pomiędzy dostawcą Comarch, a klientem końcowym. Liczba licencji wyraża liczbę osób, jaka może jednoczesnie korzystać z pewnego obszaru funkcjonalnego w programie.
Obszar funkcjonalny oznacza prawo do wykonywania określonych operacji. Przykładowo licencja na Sprzedaż oznacza dostęp do funcjonalnego obszaru związanego z gospodarką handlową i magazynową, w szczególności prawo do tworzenia, modyfikacji i usuwania dokumentów handlowych i magazynowych, jak faktury sprzedaży czy faktury zakupu. Obszar może też oznaczać prawo do uruchomienia niektórych narzędzi, np. licencja Księgowość daje prawo do włączenia listy rozrachunków.
Moduł to pewien program w obrębie Comarch ERP XL. Moduł rozumiany jest jako oddzielna aplikacja reprezentowana przez plik uruchamialny exe. Przykładowo moduł Sprzedaż daje dostęp do najczęściej używanych funkcji związanych z licencją sprzedażową, w tym do listy dokumentów handlowych, stanów magazynowych, czy raportu rozliczenia kosztów zakupu.
Przykład menu startowego z listą dostępnych modułów, które są zainstalowane na komputerze:
Licencja daje więc prawo do wykonywania pewnych operacji (czyli dostęp do pewnego obszaru) ale nie jest ściśle związana z modułem. Przykładowo mając licencję Sprzedaż można wystawić fakturę sprzedaży zarówno z poziomu modułu Handel, Księgowość jak i produkcja, ponieważ moduły te są zintegrowane i każdy ma dostęp do listy faktur. Jednocześnie brak jakiejś licencji nie ogranicza prawa do korzystania z modułu dedykowanego dla tej licencji. Przykładowo można uruchomić moduł Zamówienia nie posiadając licencji na zamówienia. Nie da się jednak utworzyć nowego zamówienia w programie bez posiadania licencji na Zamówienia.
Wszystkie licencje stanowiskowe widoczne są na karcie operatora, gdzie jednocześnie przypisuje się operatorowi dostęp do określonych licencji.W programie widoczne są one pod błędnym opisem "Dostęp do modułów" (czytaj: Przypisane licencje):
Wskazanie licencji na karcie operatora daje temu operatorowi prawo do korzystania z obszaru funkcjonalnego związanego z daną licencją. Przykładowo mając dostępnych 5 licencji na Zamówienia możemy przypisać je pięciu różnym operatorom.
Licencje stanowiskowe nie są jednak imienne, co oznacza że określoną licencję można przypisać dowolnej liczbie operatorów, niezależnie od posiadanej ilości. Przykładowo licencję na Zamówienia można przypisać do każdego spośród dwudziestu operatorów w programie ale tylko pięciu z nich będzie mogło z niej korzystać równolegle. Obowiązuje zasada - kto pierwszy ten lepszy.
Potrzebujesz więc tyle licencji określonego rodzaju ile maksymalnie osób będzie jednocześnie pracować w programie w określonym obszarze.
Na marginesie ważna uwaga związana z administracją i bezpieczeństwem. Brak zaznaczonej licencji na karcie operatora (zwanej jako Dostęp do modułów) nie ogranicza operatorowi możliwości skorzystania z modułu. Operator zawsze może uruchomić dowolny moduł, nawet jeśli nie posiada do niego licencji, chyba że zostanie mu ustawiony zakaz korzystania z tego modułu lub w ogóle nie zostanie on zainstalowany na komputerze użytkownika.
Zarządzanie dostępnymi licencjami
Licencja przypisana do użytkownika jest pobierana w chwili uruchomienia przez użytkownika dowolnego modułu programu, niezależnie od tego czy użytkownik ma zamiar korzystać z obszaru funkcjonalnego tej licencji. Oznacza to, że pobierze wszystkie licencje, które są ustawione na jego karcie operatora. Jeśli jednak choć jedna z tych licencji będzie w danym momencie nie dostępna spowoduje to zablokowanie możliwości pracy w programie.
Ostrzeżenie przy próbie uruchomienia modułu Sprzedaż przez operatora z przypisaną licencją Produkcja, w sytuacji gdy licencja Produkcja nie jest dostępna.
Jeśli w danym momencie wszystkie przypisane operatorowi licencje będą dostępne to nastąpi prawidłowe uruchomienie programu. Tym niemniej operator zużyje te licencje, niezależnie od tego czy będzie z nich korzystał i jaki moduł uruchomi. Wniosek z tego jest taki, że ustawianie jednemu operatorowi wszystkich posiadanych w firmie licencji jest niewydajne z ekonomicznego punktu widzenia - rzadko zdarza się aby operator jednocześnie korzystał ze wszystkich obszarów programu.
Przykład źle przypisanych licencji na karcie operatora. Ten operator może uruchomić program tylko gdy wszystkie przypisane licencje będą dostępne i gdy to nastąpi to wykorzysta po jednej z tych licencji.
Jak zatem dać użytkownikowi możliwość korzystania z różnych licencji bez ich blokowania? Rozwiązaniem jest tworzenie odrębnych kont operatorów z przypisanymi licencjami określonego rodzaju. W zależności z którego obszaru chce skorzystać operator loguje się on do programu wybierając odpowiednie konto. Przykładowo jeśli w firmie dostępna jest jedna licencja Środki Trwałe i ma ona być dostępna dla każdej z trzech księgowych to należy dla każdej księgowej stworzyć dwa odrębne konta operatora z różnymi konfiguracjami licencji.
Powielone karty jednego operatora, z których jedna otrzymuje alternatywny dostęp do licencji Księgowość, a druga do licencji Księgowość i Środki Trwałe.
Jeśli użytkownik chce skorzystać z jakiegoś obszaru programu to musi wylogować się z programu i zmienić operatora. Mimo drobnej uciążliwości taki sposób zarządzania licencjami stanowi dobrą metodę na optymalizację zakupu potrzebnych licencji.
Należy pamiętać, że operator musi mieć przypisaną przynajmniej jedną dowolną licencję aby móc uruchomić jakikolwiek moduł. Jeśli użytkownik ma mieć wyłącznie możliwość przeglądania danych to należy przypisać mu najtańszą licencję, czyli Administracja.
Przypisywanie licencji możliwe jest tylko na karcie operatora. Fajnym rozwiązaniem umożliwiającym przegląd przypisanych licencji i przypisanie operatora do licencji jest nasz darmowy dodatek Licencje przypisane do operatorów.
Licencja dostępowa
Licencja dostępowa jest podstawowym typem licencji potrzebnym do uruchomienia programu. Jest ona domyślnie przypisana do każdego użytkownika, a więc nie trzeba jej wskazywać na karcie operatora. Licencja dostępowa jest konsumowana w chwili, gdy operator uruchomi dowolny moduł.
Informacja na kluczu sprzętowym przy wykorzystaniu jednej licencji dostępowej, zwanej tutaj licencją stanowiskową:
W cenniku Comarch licencja dostępowa jest nazywana jako Administracja. Liczba licencji dostępowych (lub Administracyjnych - wg cennika Comarch) oznacza więc liczbę osób, jaka może jednocześnie korzystać z programu.
Działanie tej licencji podlega jednemu ograniczeniu - operator musi mieć przypisaną co najmniej jedną dowolną licencję z dowolnego obszaru w sekcji "Dostęp do modułów". W przeciwnym razie licencja nie zostanie pobrana i użytkownik nie uzyska dostępu do programu. Innymi słowy operator musi mieć jawnie przypisaną dowolną licencję, aby mógł korzystać z programu. Dopiero skorzystanie z jakiejś licencji implikuje skorzystanie z licencji dostępowej.W powyższym przykładzie użyta została licencja Administrator.
Licencja administracyjna
Na karcie operatora w sekcji "Dostęp do modułów", pośród licencji funkcjonalnych, dostępna jest licencja o nazwie Administracja. Jakie ma ona zastosowanie?
W zamyśle daje ona dostęp tylko do dwóch funkcji: konfiguracji programu i struktury firmy. Operator będący administratorem programu powinien mieć ją włączoną. W praktyce jednak może służyć jako uzupełnienie licencji dostępowej.
Wspomniałem wcześniej, że na samej licencji dostępowej nie da się uruchomić programu, bo musi ona iść w parze z dowolną inną licencją. Jeśli więc potrzebujemy dać operatorowi dostęp wyłącznie do uruchomienia programu bez konieczności tworzenia dokumentów (zwykle taką osobą jest prezes) to najlepiej wykorzytać do tego licencę Administracja. Jest to najtańsza metoda na zapewnienie użytkownikowi dostępu do programu. Należy jednak pamiętać, aby na poziomie zakazów ograniczyć temu użytkownikowi dostęp do konfiguracji i do struktury firmy, jeśli nie jest on faktycznym administratorem.
Liczba licencji Administracja jest zawsze równa liczbie licencji dostępowych (nie trzeba ich oddzielnie kupować). Być może dlatego w cenniku nazywa się ją Administracja.
Obszar funkcjonalny licencji podstawowych
Licencja to przede wszystkim prawo do tworzenia i edycji określonego typu dokumentów, niekiedy również prawo do podejrzenia pewnych elementów systemu. Poniżej przedstawiam listę wybranych licencji z ogólną informacją o obszarze ich działania:
- Administracja
Dostęp tylko do poglądu.
- Sprzedaż lub [Handel – Sprzedaż]
Prawo do wprowadzania i edycji dokumentów handlowych, w tym faktur sprzedaży, faktur zakupu, faktur eksportowych, przyjęć i wydań zewnętrznych PZ/WZ, dokumentów wewnętrznych PW/RW, przesunięć magazynowych MM/MMW/MMP i Paragonów oraz do dokumentów kosztowych w rejestrze VAT.
- Zamówienia
Prawo do wprowadzania i edycji ofert i zamówień w obrębie zakupu i sprzedaży.
- Import
Prawo do generowania dokumentów nabyć wewnątrzwspólnotowych i zakupów importowych, co obejmuje dokumenty: FAI, PZI, FWS, FWZ, SAD. Umożliwia naliczanie kwot dodatkowych na dostawach.
- Kompletacja
Prawo do tworzenia receptur kompletacji i generowania zleceń kompletacyjnych oraz do generowania dokumentów PW/RW.
- Produkcja
Prawo do tworzenia technologii i generowania zleceń produkcyjnych oraz do generowania dokumentów PW/RW.
- Księgowość
Prawo do dekretacji dokumentów, tworzenia ręcznych poleceń księgowych, not memoriałowych, definiowania zestawień finansowych i wglądu w rozrachunki. Umożliwia też rejestrację dokumentów kosztowych w rejestrze VAT.
- Środki trwałe
Prawo do zakładania kartotek środków trwałych, wprowadzania środków trwałych na stan oraz naliczania amortyzacji i tworzenia innych dokumentów związanych ze środkami trwałymi.
- CRM
Prawo do tworzenia kampanii marketingowych, zadań i konwersacji.
Niektóre elementy programu mogą być dostępne w ramach dwóch różnych licencji. Przykładowo dostęp do generowania dokumentów PW i RW dostępne jest zarówno z wykorzystaniem licencji Sprzedaż, Produkcja jak i Kompletacja. Zasady te ciągle się jednak zmieniają i trudno jest zaplanować ilość potrzebnych licencji bazując na tych wyjątkach.
Inne modele licencjonowania
Poza licencją stanowiskową rozróżnia się jeszcze inne modele licencjonowania:
- Serwerowy - jedna licencja dostępna jest dla wszystkich użytkowników programu. Obejmuje to m.in: Interfejs programistyczny (dawniej "Duża Hydra"), Modelowanie procesów, Wymiana danych ECOD, Intergejs anglojęzyczny
- Na urządzenie - dotyczy głównie urządzeń mobilnych, określa ilość urządzeń mobilnych określonego rodzaju. Obiejmuje to m.in: Comarch Mobile Sprzedaż, Comarch Mobile Serwis.
- Serwerowo - Stanowiskowy - pierwsza licencja gwarantuje dostęp dla kilku użytkowników, a każda kolejna dostęp dla zwykle jednego użytkownika. Obejmuje to m.in: DMS (dawniej "Obieg dokumentów"), Business Intelligence (dawniej "Controlling")
- Od ilości pracowników - dotyczy np. modułu e-Pracownik
- Standalone - samodzielne, niezależne od licencjonowania Comarch ERP XL. Dotyczy programów, które mogą działać bez ERP XL: Comarch PPK, Comarch e-Sprawozdania, Comarch ESEF.
Podsumowanie
Stosowane obecnie nazewnictwo nie ułatwia zrozumienia zasad licencjonowania ani tym bardziej przekazania tej wiedzy. Pocieszająca jest informacja, że Comarch zmierza do usystematyzowania tego. Póki co pamiętajmy o następujących zasadach:
- W cenniku Comarch licencja Administracja jest jednoznaczna z licencją dostępową.
- Sformułowanie "licencja stanowiskowa" jest jednostką miary, odnosi się do liczby licencji określonego obszaru programu (np. 10 licencji stanowiskowych na Sprzedaż)
- Licencja dostępowa pobierana jest przez użytkownika zawsze, niezależnie od tego z jakich innych licencji korzysta i jaki moduł uruchomi.Warunkiem skorzystania z niej jest współudział dowolnej innej licencji.
- Moduł to program. Licencja nie ogranicza ani nie uprawnia do korzystania z niego. Dowolny program może włączyć każdy, pod warunkiem że nie ma ustawionych zakazów.
- Dostęp do modułów na karcie operatora to w rzeczywistości przypisane użytkownikowi licencje.
- "Dostęp do modułu" o nazwie "Administracja" można wykorzystać jako prawo do uruchomienia programu w trybie podglądu.
Jeśli stoisz przed zakupem programu i nadal nie jesteś pewien ile potrzebujesz licencji to:
- skorzystaj z pomocy autoryzowanego i wiarygodnego partnera Comarch
albo
- kup minimalną liczbę licencji. Licencje możesz dokupić zawsze.
Komentarze