Optymalizacja schematów księgowań | Artykuł ERP XL

Wstęp

Schematy księgowań w ERP XL pełnią rolę szablonów usprawniających księgowanie dokumentów. Wraz ze zmieniającymi się potrzebami firmy mogą one przyrastać ilościowo i rozrastać się. Niekontrolowany przyrost schematów może spowodować, że praca z nimi stanie się nieintuicyjna i trudna, działać będą wolno, a wszelkie zmiany na nich będą czasochłonne i kosztowne. 

Ten artykuł opisuje koncepcję optymalizacji schematów księgowych w kontekście ergonomii, szybkości działania i kosztów utrzymania.

Obszary optymalizacji schematów księgowych

Optymalizacja to usprawnienie. Aby coś usprawnić należy wpierw zdać sobie sprawę co działa źle. W przypadku usprawnienia schematów księgowych możemy wyróżnić trzy obszary:

1. Egronomia. Wpływa pracę księgowych. Dobra ergonomia sprawia, że praca jest intuicyjna i szybka. Ogranicza liczbę podejmowanych decyzji i popełnianych błędów. Sprzyja temu niewielka liczba wszechstronnych i uniwersalnych schematów oraz intuicyjny sposób ich nazewnictwa.
2. Szybkość działania. Wpływa na czas księgowania dokumentów przez program. Ma znaczenie przede wszystkim w firmach wystawiających dużą ilość dokumentów (nawet kilkaset dziennie). Sprzyjają temu nieskomplikowane warunki księgowania dokumentów, co wymusza nieraz stworzenie większej liczby mniej uniwersalnych schematów.
3. Koszt utrzymania. Wpływa na koszt wprowadzania zmian w schematach oraz na niezawodność schematów. Jeśli wystąpi potrzeba zmiany działania schematu (np. obsługa nowego rodzaju konta rozrachunkowego) to koszt jej implementacji będzie zależny od ilości i jakości istniejących schematów.  

Spełnienie każdego z tych trzech aspektów wydaje się stać w sprzeczności, dlatego w drodze do optymalizcji należy wybrać sobie dwa sposród nich. 

Optymalizacja kosztów utrzymania

Ta optymalizacja ma na celu stworzenie takiej kontrukcji schematów, aby wprowadzanie zmian w schematach było proste i kompletne. Sugeruję rozpocząć optymalizację od tego kroku, bo jego wdrożenie ułatwia kolejne kroki optymalizacji.

Kiedy należy zastosować ten krok? Zawsze gdy mamy do czynienia z rozbudowanymi warunkami na schematach. Dotyczą one zwykle księgowania na konta przychodów i kosztów sprzedaży (siódemki), konta rozrachunków (dwójki) oraz konta kosztów wynikowych (czwórki i piątki). Duża liczba rozbudowanych warunków, które dodatkowo powinny się wzajemnie wykluczać, jest trudna w interpretacji i trudna w kopiowaniu do kolejnych nowych schematów. Często z tych samych warunków korzysta wiele schematów. Wprowadzenie zmian w jednym schemacie i pominięcie ich w innym może spowodować niestabilne działanie.

Rozwiązaniem jest przepisanie warunków do funkcji SQL. Jak to zrobić opisałem w artykule  Schematy księgowań oparte o SQL.  Aby skorzystać z tego rozwiązania trzeba posiadać średniozaawansowaną wiedzę z języka SQL. Umiejętne wdrożenie schematów opartych o SQL może również sprzyjać szybkości ich działania.

Optymalizacja ergonomii

Poprawa ergonomii owocuje małą liczbą schematów, dzięki czemu księgowi mają ograniczoną decyzyjność przy ich wyborze. Ogranicza to również ilość pomyłek, jaka może mieć miejsce przy wyborze niewłaściwego schematu. 

Kiedy należy zastosować ten krok? Gdy występujące w dużej liczbie schematy księgowań spowalniają pracę księgowych, sprzyjają pomyłkom i utrudniają wdrożenie nowych ludzi. Jednak poprawa ergonomii nie idzie zwykle w parze z szybkością działania schematów.

Celem jest zastąpienie wielu schematów w obrębie tego samego typu dokumentu możliwie małą liczbą uniwersalnych schematów. W pierwszym kroku należy przeprowadzić analizę tych schematów i wyszczególnić warunki odróżniające je. Następnie pozycje ze wszystkich schematów przenieść do jednego schematu z uwzględnieniem rozpoznanych warunków. Na koniec należy zarchiwizować nieużywane schematy.

Optymalizacja szybkości

Są dwie drogi do przyśpieszenia procesu księgowania dużej liczby dokumentów: szybko działające schematy wywoływane manualnie lub uniwersalne choć wolno działające schematy uruchamiane automatycznie z poziomu procesów.

Najlepszym rozwiązaniem wydaje się wdrożenie procesu automatycznego księgowania dokumentów za pomocą Modelowania procesów. Dzięki wdrożeniu tej funkcjonalności dokumenty będą księgowane automatycznie, choć z pewnym opóźnieniem (np. godzinach nocnych). Aby wdrożyć tę funkcję trzeba posiadać licencję Modelowanie procesów, umiejętność posługiwania się tym modułem oraz jednoznaczne i uniewersalne schematy księgowań zoptymalizowane pod kątem ergonomii.

Alternatywą dla księgowań uruchamianych manualnie jest optymalizacja kodu schematów w taki sposób, aby posiadały one możliwie jak najmniej warunków oraz aby te warunki były możliwie proste i niezagnieżdżone. To jest możliwe do uzyskania poprzez stworzenie wielu alternatywnych schematów, których działanie będzie zależne od wyboru operatora księgowego wspartego odpowiednimi filtrami na dokumentach. W praktyce tę ścieżkę stosuje się w firmach dystrybucyjnych o dużej liczbie dokumentów z nieskomplikowanym sposobem ich księgowania.

Oferta Prospeo

My zrobimy to za Ciebie. Przeprowadzimy analizę potrzeb i możliwości, zaproponujemy i wdrożymy najlepsze rozwiązania. 

Zapraszamy do kontaktu.