Co to są serie numeracji
Serie stanową element ciągów numeracji dokumentów w ERP XL. Numer każdego typu dokumentu składa się z co najmniej trzech składowych: numeru, roku i serii. Opcjonalnie możliwe jest tez dodanie czwartej składowej - miesiąca. Poniższy przykład przedstawia numer dokumentu PW składający się z numeru kolejnego, roku i serii:
Serie są definiowalne w konfiguracji programu i przypisywane do określonych typów dokumentów. Mają one szereg zastosowań jednak w tym artykule ograniczę się do przedstawienia przykładów dla wewnętrznych dokumentów PW i RW.
Zastosowanie serii na PW/RW
Głównym celem określenia serii na dokumentach PW/RW jest wskazanie rodzaju zdarzenia gospodarczego. Dokumenty wewnętrzne PW i RW mają zastosowanie uniwersalne i służą do wewnętrznego przyjęcia lub rozchodu towaru (w tym, surowca, produktu, półproduktu) w programie. Ponieważ cel tej operacji może być rozmaity i jest istotny z punktu widzenia księgowości dlatego do jego oznaczenia można skorzystać z serii.
Seria może składać się maksymalnie z pięciu znaków, dlatego mamy dość ograniczone możliwości opisowe. Warto jest rozpisać sobie typy wewnętrznych operacji jeszcze przed przystąpieniem do konfiguracji programu i wskazać dla nich odpowiednie serie. Przy ich tworzeniu należy zwrócić uwagę aby były one czytelne i łatwo zapamiętywalne dla operatorów programu.
Prowadząc wdrożenia i serwis staramy się przedstawić klientom różne przypadki zastosowania dokumentów wewnętrznych i propozycje ich oznaczenia. Dla ujednolicenia tego sporządziliśmy przykładową listę serii:
- INW - Inwentaryzacja. Dostępna dla dokumentów PW i RW.
- PROD - Produkcja. Dostępna dla dokumentów PW (przyjęcie wyrobu gotowego lub półproduktu) i RW (rozchód surowca lub półproduktu).
- POD - Podmiana asortymentu. Dostępna dla dokumentów PW i RW. Może służyć do korygowania błędów przy dostawach, gdzie zachodzi konieczność podmiany jednego asortymentu na drugi, przy założeniu że jest on w takiej samej cenie i ilości. Wartość pomiędzy dokumentami PW i RW powinna być równa w obrębie tej serii.
- UTYL - Utylizacja. Stosuje się, gdy towar jest utylizowany. Ma zastosowanie wyłącznie dla dokumentów RW.
- DAR - Darowizna. Służy do rozchodowania towaru i przekazania komuś. Zastosowanie dla dokumentów RW.
- KOOP - Kooperacja, czyli przekazanie surowca lub półproduktu do obróbki przez podmiot zewnętrzny. Używa się dla dokumentów PW i RW. Zwykle PW mają większą wartość niż RW, ponieważ następuje wzrost wartości towaru.
- DEP - Deprecjacja, czyli obniżenie wartości towaru, na przykład ze względu na uszkodzenie. Dokument RW rozchodowuje towar w wartości rzeczywistej, a dokument PW przyjmuje towar w obniżonej wartości.
- PPAK - Przepakowanie. Używa się przy zmianie rodzaju asortymentu lub jednostki miary, na przykład z pomarańczy w paletach na pomarańcze w skrzynkach. Seria dostępna dla dokumentów PW i RW.
- DEK - Dekompletacja, czyli rozbiór produktu lub zestawu na składowe. Dokument RW zdejmuje z magazynu wyrób, a dokument PW przyjmuje składowe tego wyrobu. Niektóre elementy mogą zostać zniszczone w wyniku tego procesu (np. opakowania), dlatego zwykle dokumenty PW przyjmują towar o niższej wartości, niż równoległe RW.
- MARK - Marketing jako wydanie towaru na potrzeby marketingowe. Zastosowanie dla dokumentów RW.
- UZYT - Wydanie materiałów eksploatacyjnych do użytkowania, np. odzieży roboczej, artykułów BHP. Zastosowanie dla dokumentów RW.
Ograniczenia
Definiowanie serii dla poszczególnych typów operacji ma sens tylko wtedy, gdy mamy gwarancję, że operatorzy tworzący te dokumenty będą je stosować zgodnie z przeznaczeniem. W pewnym stopniu da sie to obsłużyć w standardzie programu poprzez określenie serii domyślnych dla określonych grup operatorów (centrów). Sytuacja komplikuje się, gdy operatorzy mają dostęp do wielu różnych serii, a jednocześnie mają tendencję do pomyłek. Wtedy z pomocą może przyjść zdefiniowanie reguły poprawności serii na dokumencie w postaci triggera.
Trigger to fragment kodu na bazie danych, który w wyniku wykonania operacji na bazie wykonuje pewną czynność. W przypadku dokumentów PW i RW tą operacją może być próba zamknięcia dokumentu, a czynnością komunikat o niepoprawnie wskazanej serii. Warunkiem zastosowania triggera jest jednak możliwość stworzenia algorytmu poprawności, czyli określenia warunków, które muszą zaistnieć na dokumencie aby uznać go za poprawny bądź nie. Ze względu na specyficzną wiedzę tworzenie triggerów leży często poza obrębem możliwości klienta i jest realizowane przez autoryzowanego partnera Comarch.
Temat tworzenia tego rodzaju triggerów podejmujemy na prowadzonych przez nas szkoleniach z Zaawansowanej Administracji Comarch ERP XL.
