Tworzenie PK z Excela | Dodatek ERP XL

Opis funkcjonalności

Dodatek pozwala na dekretowanie zapisów księgowych bezpośrednio z arkusza Excel. Ma zastosowanie w sytuacji, gdy wymagane jest ręczne wprowadzanie na konta księgowe zapisów zawierających wiele pozycji. Dane z dowolej postaci elektronicznej mogą zostać przekopiowane do arkusza Excel i po odpowiednim sformatowaniu przeniesione bezpośrednio do ERP XL. 

Najczęstrzym zastosowaniem dodatku jest dekretacja na podstawie danych przesyłanych od dostawców zewnętrzych w obrębie kosztów  (na przykład paliwa) lub rozrachunków (na przykład przeksięgowanie rozrachunku zbiorczego na rozrachunki sklepów, przeksięgowanie faktoringu).

Na podstawie danych zapisanych w arkuszu tworzony jest jeden dekret zbiorczy w programie. Zapisy przenoszone są z arkusza Excel do wskazanego dziennika ze wskazanym opisem. Dane w arkuszu muszą spełniać określony format, zgodnie  z obrazem poniżej:

Arkusz Excel oraz makro odpowiedzialne za generowanie dekretów są otwarte (open source), co umożliwia firmie spersonalizowanie dodatku na własne indywidualne potrzeby, Możliwe jest na przykład stworzenie dodatkowego makra podmieniającego numery kart floty na numery kont księgowych,

Zasada działania

Pracę rozpoczyna się od uzupełnienia pozycji na arkuszu Excel. Pozycje mogą być skopiowane z innego arkusza lub uzupełnione ręcznie. Pozycje  muszą odnosić się do istniejących kont księgowych w programie. Następnie należy wywołać makro rozpoczynające proces przenoszenia danych do XL-a:

Po uruchomieniu makra otwiera się okno, w którym należy wskazać dziennik, datę i opis dla nowego zapisu w dzienniku:

Po potwierdzeniu wyboru Excel za pomocą funkcji API ERP XL tworzy nowy dekret księgowy:

Jeśli podczas tworzenia dekretu wystąpią jakieś problemy (na przykład nie istniejące konto księgowe) to w arkuszu Excel w kolumnie Status zostanie umieszczony komunikata informujący o przyczynie niepowodzenia.

Warunki konieczne do działania

Do działania dodatku konieczne jest spełnienie następujących warunków:

• Zainstalowany na komputerze program Microsoft Excel w wersji nie starszej niż 97, w opcji 32-bitowej (ograniczena techniczne funkcji API ERP XL, z których korzysta makro). Wersj 32-bitowa jest wymienna z wersją 64-bitową Excela bez dodatkowych opłat.
• Zainstalowany na komputerze program Comarch ERP XL w dowolej wersji
• Konto operatora w programie z dostępem do modułu Księgowość
• Włączone makra w Excel
• Pomoc informatyka w zakresie ustawienia na komputerze ścieżki dostępu do aplikacji Comarch ERP XL (zmienna środowiskowa PATH)

Narzędzie do pobrania

Sposób instalacji

Wrażliwość na wersjonowanie ERP XL

Dodatek działa na wbudowanych w Comarch ERP XL funkcjach API. Powstał dla XL-a w wersji 9.7 w API 2.0 i działa z powodzeniem na XL-u w wersji 2017.

Uwaga: Korzystanie z dodatku w wersji 2018 ERP XL i wyższej wymaga założenia dedykowanego konta SQL na poziomie serwera SQL.

W wersji 2018 ERP XL został zmieniony sposób działania funkcji odpowiedzialnej za uwierzytelnianie z bazą danych. Program nie obsługuje już standardowego konta CDNXLADO na SQL i wymaga założenia własnego konta SQL. W celu zapewnienia działania dodatku należy przeprowadzić następujące czynności:

1. Założyć własne konto SQL na poziomie serwera z dostępem administracyjnym do operacyjnej bazy danych ERP XL. Nazwa konta jest dowolna, na przykład XLAPI.
2. W konfiguracji programu zapisać ciąg połączenia (tzw. ConnectionString) ze wskazaniem nazwy serwera, nazwy bazy danych, nazwy konta SQL i hasła. Służy temu załączone polecenie:

   update cdn.Konfig ='DRIVER={SQL Server};Provider=SQLOLEDB;SERVER=<nazwa serwera>;DATABASE=<nazwa bazy danych>;User Id=XLAPI;Password=<hasło>;Application Name=<nazwa aplikacji>' where Kon_Numer = -137