Faktura elektroniczna w Comarch ERP XL | Artykuł ERP XL

Wprowadzenie

Faktury elektroniczne, rozumiane też jako e-faktury (pojęcie to jest zamienne), to dokumenty wysyłane drogą elektroniczną. Zastępują one tradycyjne faktury drukowane na papierze i wysyłane pocztą. Chociaż pojęcie to funkcjonuje w polskim prawie od roku 2014, to nadal budzi szereg niejasności. W tym artykule postaram się je rozwiać i przedstawić możliwości korzystania z faktur elektronicznych w programie Comarch ERP XL.

Co to jest faktura elektroniczna

Pojęcie faktury elektronicznej zostało wprowadzone do ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535) z dniem 1. stycznia 2014. Zgodnie z definicją jest nią faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).  To obejmuje zarówno faktury wystawiane odbiorcom (czyli sprzedażowe) jak i otrzymywane od dostawców (czyli zakupowe).

W przypadku faktury sprzedażowej wystawianej dla odbiorcy jest to faktura zarejestrowana w naszym programie informatycznym i przekazana do klienta drogą elektroniczną. Forma ani metoda wysyłki nie jest tutaj sprecyzowana, przedstawię te możliwości w dalszej części. Ważne jest to, aby przesyłany dokument zawierał wszystkie wymagane dane i żeby te dane pokrywały się z programem.

W przypadku faktury zakupowej otrzymywanej od dostawcy jest to dokument wysłany drogą elektroniczną (dowolną metodą), który następnie jest wprowadzany ręcznie lub importowany do programu do postaci faktury zakupowej. 

Zasadność stosowania faktury elektronicznej i jej zgodność prawną potwierdzają wyroki Naczelnego Sądu Adminitracyjnego dotyczące wystawiania i wysyłania faktur (sygn. akt I FSK 1444/09 z 20 maja 2010 r.) oraz ich przechowywania (sygn. akt I FSK 1169/08 z 3 listopada 2009 r.).

Forma faktury elektronicznej

Pojęcie faktury elektronicznej odnosi się potocznie do dwóch form: faktury ustrukturyzowanej i obrazu faktury. Ludzie często odnoszą się do tego potocznego sformułowania, które nie precyzuje istotnej formy natury rzeczy. 

Faktura ustrukturyzowana jest to plik zawierający dane faktury w sposób uporządkowany, zgodny z ustalonym szablonem, aby umożliwić nieinteligentnym programom komputerowym utworzenie z tych plików faktur w programie. Przykładowo, jeśli wspólnie z naszym partnerem wymiany dokumentów przyjmiemy założenie, że w pierwszej linii pliku jest nazwa kontrahenta, w drugiej są dane nagłówka faktury, a w liniach kolejnych pozycje faktury, to eksportując z naszego programu ERP plik w takiej formie, to nasz partner jest w stanie zaimportować ten plik do swojego programu ERP tworząc z niego fakturę. Celem faktur ustrukturyzowanych jest więc automatyzacja importu faktur przez odbiorcę. Adresatem elektronicznej faktury ustrukturyzowanej jest program komputerowy.

Przykładowy fragment danych faktury ustrukturyzowanej w formacie XML:

Najpopularniejszym standardem formatu pliku faktur ustrukturyzowanych jest XML. Comarch ERP XL obsługuje te pliki w obrębie importu i eksportu za pomocą funkcjonalności Comarch EDI (zwanej wcześniej Comarch ECOD). 
Format pliku może być jednak dowolny, pod warunkiem jego akceptowalności przez odbiorcę. Może to być płaski plik typu CSV. Przykładem ustrukturyzowanego pliku o nietypowym formacie jest dostępny w naszym serwisie dodatek eksportujący dane do programu PC-Market.

Obraz faktury jest to plik przedstawiający wygląd tej faktury w sposób zrozumiały dla człowieka. Najczęściej stosowanym formatem jest PDF, choć równie dobrze może nim być plik graficzny JPG. Obraz faktury jest skanem jej papierowego odpowiednika lub choćby zdjęciem zrobionym telefonem komórkowym. Adresatem elektronicznej faktury będącej obrazem jest człowiek.

Przykładowy wygląd obrazu faktury w formacie PDF:

Chociaż obraz faktury nie jest rozpoznawalny przez klasyczne oprogramowanie ERP to jednak dostępne są narzędzia potrafiące z dużą skutecznością importować je do programu na zasadzie rozpoznawania tekstu. Nazywa się je OCR. Funkcjonalność OCR dostępna jest również w programie Comarch ERP XL – więcej informacji pod linkiem: Comarch OCR.

Metody wysyłki faktur elektronicznych

Wybór metody jest dowolny, a wybrana metoda nie przesądza o możliwości zakwalifikowania faktury jako elektronicznej. Ważne jest jednak, aby była ona w jakiś sposób usankcjonowana pomiędzy firmami. Wystarczającym jest zawarcie umowy o wysyłce faktur elektronicznych, w której należy wskazać formę i metodę. 

Powszechnie stosuje się następujące metody wysyłki faktur elektronicznych:

• Za pomocą poczty e-mail. Faktura może zostać wysłana ze wskazanego w umowie adresu dostawcy na wskazany w umowie adres odbiorcy jako załącznik do korespondencji w dowolnym określonym wcześniej formacie. Wysyłka może zostać zrealizowana manualnie przez operatora, lub przez automat do wysyłki faktur. W ten sposób wysyła się zarówno pliki ustrukturyzowane, jak i obrazy faktur.
• Za pośrednictwem systemu EDI. Zasada EDI jest podobna do działania sieci telefonii komórkowej. Zarówno dostawca, jak i odbiorca posiadają zarejestrowany unikatowy numer kontrahenta zwany GLN. Otrzymanie tego numeru wymaga zawarcia umowy z operatorem. Dokument w postaci pliku ustrukturyzowanego (w standardzie EDI) jest przekazywany do operatora, skąd następnie jest przekazywany do odbiorcy. Zaletą EDI jest pełna automatyzacja procesu wysyłki i odbioru faktury oraz ujednolicony standard pozwalający na wymianę dokumentów z kontrahentami pracującymi na dowolnych programach informatycznych, pod warunkiem obsługiwania standardu EDI przez te programy. Comarch ERP XL obsługuje standard EDI.
• Na zasadzie udostępnienia w systemie B2B lub w sklepie internetowym. Systemy B2B to dedykowane programy na platformie internetowej (zazwyczaj dostępne przez przeglądarkę internetową), które udostępniają pewne dane odbiorcom (na przykład historię zamówień i płatności, stany towarów, cenniki, promocje) i umożliwiają odbiorcom składanie zamówień. Wystawiane dla odbiorców faktury mogą być automatycznie udostępniane w systemie B2B, skąd ten ma możliwość ich pobrania, najczęściej w formacie pdf, czyli obrazów faktur. W przypadku Comarch ERP XL platformą umożliwiającą realizację tego jest Comarch B2B oraz Comarch e-Sklep.
• Poprzez wysyłkę pliku na określony serwer FTP. Ta metoda polega na wyeksportowaniu z programu wielu faktur do pliku o określonym formacie (najczęściej tekstowym) i zapisaniu ich na serwerze FTP. Następnie odbiorca, mając dostęp do tego serwera, może pobrać plik i zaimportować zapisane w nim faktury do swojego programu. Obecnie metoda ta uchodzi za dość archaiczną.

e-Faktura w Comarch ERP XL

W ERP XL dostępnych jest kilka metod generowania faktur elektronicznych. Niektóre dostępne są w standardzie, za inne trzeba dopłacić. Omówię je w kolejnych punktach.

Comarch EDI
Funkcjonalność Comarch EDI jest wbudowana w Comarch ERP XL, jednak aby z niej skorzystać należy zakupić dwa rodzaje licencji serwerowych: EDI Mechanizm wymiany danych oraz EDI Współpraca z Odbiorcami. Eksport dokumentów do systemu EDI dostępny jest na liście faktur sprzedaży:

Ponadto konieczne jest zawarcie umowy z operatorem na dostęp do platformy EDI. Jednym z nich (choć nie jedynym) jest również Comarch. Dostęp do platformy jest płatny (jak również uzyskanie kodu GLN), a warunki zależą od samego dostawcy.
Comarch EDI jest najbardziej efektywną i niezawodną formą wymiany faktur elektronicznych, jednak ze względu na opłaty i ograniczenie do współpracy z kontrahentami obsługującymi tę formę jest stosowany w ograniczonym zakresie. Zastosowanie dotyczy głównie współpracy z większymi sieciami handlowymi, jak Makro, Castorama, Carrefour, Auchan, Tesco, itp.
Comarch EDI, poza samymi fakturami sprzedaży, obsługuje również szereg innych typów dokumentów. Szerzej opisane jest to zagadnienie na stronie producenta: Comarch EDI.

Comarch B2B
Aplikacja Comarch B2B jest platformą internetową służącą do komunikacji pomiędzy firmą, a zarejestrowanymi kontrahentami. Odbiorca, posiadając zarejestrowane konto, uzyskuje dostęp do platformy za pomocą przeglądarki internetowej, w tym do swoich faktur. Faktury może pobrać w formacie pdf i zarejestrować ręcznie w swoim programie. Przekazywanie faktur pomiędzy programem Comarch ERP XL, a platformą B2B odbywa się automatycznie w chwili wystawienia faktury w programie.
Funkcjonalność Comarch B2B opisana jest na stronie producenta: Comarch B2B.

Wysyłka obrazu faktury przez e-mail
Łatwa wysyłka faktury możliwa jest z poziomu otwartego dokumentu, na pasku narzędziowym pod ikoną koperty:

Po wybraniu wydruku jest on konwertowany do formatu PDF, a następnie umieszczany jako załącznik w automatycznie otwieranej wiadomości e-mail:

Możliwa jest też wysyłka wielu zaznaczonych faktur wymaga to jednak ręcznego wskazania odbiorcy w adresie e-mail.

Warunkiem poprawnego działania tej funkcjonalności jest posiadanie na komputerze programu pocztowego oraz zainstalowany emulator drukarki PDF. Emulator drukarki PDF „drukuje” dokument do pliku PDF. Emulator należy zainstalować na komputerze we własnym zakresie i może to być dowolny program dostępny w sieci. Po zainstalowaniu pojawi się on na liście drukarek w komputerze pod jakąś nazwą. Uwaga – nazwa musi zostać zmieniona na „Acrobat PDFWriter”, w przeciwnym razie ikona koperty nie będzie aktywna.

Funkcjonalność dostępna jest w standardzie programu bez dodatkowych opłat. 

Niestandardowa obsługa e-faktur w Comarch ERP XL

Poza możliwościami wysyłki faktur elektronicznych w standardzie programu, dostępny jest szereg metod i gotowych rozwiązań zewnętrznych ułatwiających ten proces.

Często stosowaną metodą jest tworzenie dodatków do programu potrafiących utworzyć pliki tekstowe o określonym formacie uzgodnionym z odbiorcą. Takie pliki wysyłane są następnie manualnie pocztą e-mail lub automatycznie za pośrednictwem serwera FTP. Relatywnie łatwą metodą tworzenia takich plików jest dostępny w standardzie programu wydruk tekstowy oznaczony na formacie wydruku jako XML. 

Wygenerowanie faktury elektronicznej polega na „wydrukowaniu” jej do pliku o określonym formacie. Zdefiniowanie szablonu tego formatu wymaga jednak pewnych umiejętności programistycznych. Przykładem zastosowania tej metody jest dostępny w naszym serwisie dodatek Eksport faktur do programu PC-Market.

Prospeo e-Faktura

Z myślą o stworzeniu wydajnego i prostego w obsłudze narzędzia do wysyłki faktur elektronicznych stworzyliśmy własny dodatek realizujący ten proces. Produkt o nazwie Prospeo e-Faktura wysyła automatycznie za pośrednictwem poczty e-mail obrazy faktur w formacie PDF do określonej grupy odbiorców. Jest to samodzielna aplikacja instalowana i konfigurowana na serwerze, która na podstawie zadanych parametrów automatycznie wysyła faktury do odbiorców. Nie wymaga przy tym zainstalowanego klienta poczty na serwerze, a informacja o statusie wysłanych faktur dostępna jest w programie ERP XL. Aplikacja dostępna jest w wersji DEMO. Zachęcamy do pobrania i przetestowania naszego dodatku pod adresem:  Prospeo e-Faktura.

Korzyści ze stosowania faktur elektronicznych

Obecne przepisy prawne i dostępna technologia sprzyjają korzystaniu z faktur elektronicznych. Mimo tego stosunkowo niewielka liczba przedsiębiorców wykorzystuje te możliwości. Stosowanie faktur elektronicznych niesie za sobą wiele korzyści, a są to m.in:

• Zwiększenie płynności finansowej dzięki skróceniu czasu dostarczenia faktury i gwarancji jej dostarczenia pod właściwy adres,
• Gwarancja szybkiego przekazania faktur odbiorcom,
• Zmniejszenie kosztów eksploatacyjnych obejmujących papier i drukarki,
• Zmniejszenie kosztów związanych z opłatami pocztowymi i kopertami,
• Ograniczenie przestrzeni wymaganej do magazynowania papierowych dokumentów,
• Budowanie nowoczesnego i pro-ekologicznego wizerunku firmy,
• Zmniejszenie czasu związanego z koniecznością drukowania dokumentów i dostarczania ich na pocztę,
• Systemowe potwierdzenie wysłania faktury,
• Łatwy i szybki dostęp do obrazu wysłanych faktur.

Jeśli zatem jedynym Twoim ograniczeniem był brak wiedzy w tym zakresie to mam nadzieję, że niniejszy artykuł przekonał Cię do stosowania w swojej firmie faktur elektronicznych.