Wstęp
Produkt Comarch ERP XL to grupa programów komputerowych wspierających prowadzenie działalności w firmach. Jego zadaniem jest ułatwienie obsługi procesów w firmie, a nawet umożliwienie realizacji niektórych procesów. Jest przeznaczony do równoległej pracy w organizacjach wieloosobowych, umożliwiając spójny sposób realizacji tych procesów, w tym rejestrowanie zdarzeń gospodarczych. Dostarcza wszystkim użytkownikom programu dostęp do jednolitych, aktualnych i wiarygodnych danych. Zapewnia przy tym zgodność z normami prawnymi w każdym aspekcie działania.
Zanim jednak surowy produkt stanie się sprawnym systemem ERP, musi nastąpić proces jego wdrożenia. W tym artykule opisuję czym jest wdrożony system Comarch ERP XL.
Od produktu do systemu
Pojęcie Comarch ERP XL odnosi się do trzech aspektów – produktu, programu i systemu. Wyjaśnię różnicę między tymi pojęciami.
Produkt Comarch ERP XL jest pojęciem handlowym i określa pewien zestaw programów komputerowych, licencji i usług, do których klient może nabyć prawo użytkowania. Stanowi tzw. wartość niematerialną do wykorzystania przez klienta na zasadach udzielonej licencji, bez możliwości dalszej odsprzedaży. Na etapie zakupu produktu klient precyzuje z których elementów produktu będzie chciał korzystać, wskazując licencje i powiązane z nimi programy.
Program zwany też aplikacją to pojęcie informatyczne, które dotyczy jakichś narzędzi uruchamianych na komputerze lub w przeglądarce internetowej. Produkt Comarch ERP XL ma w sobie wiele programów, których cechą jest to, że „nadają na wspólnych falach”, czyli potrafią się ze sobą komunikować i przechowują spójne dane. Po zakupie licencji na produkt i po zainstalowaniu na komputerze wybranych programów można już mówić o programie Comarch ERP XL – co najlepiej obrazuje zawartość danego komputera. Użykownik chcący korzystać z systemu robi to za pośrednictwem jednego lub kilku programów.
System Comarch ERP XL to współdziałające ze sobą programy dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa w środowisku informatycznym klienta i użytkowane przez użytkowników potrafiących z niego korzystać. Na system składają się więc:
- licencje,
- zainstalowane i skonfigurowane programy,
- sprzęt informatyczny (w tym komputery, serwery, drukarki, terminale, kolektory i inne urządzenia),
- sieć informatyczna lokalna i zewnętrzna (VPN),
- narzędzia i metody utrzymania ciągłości pracy (kopie zapasowe, UPS-y, programy antywirusowe),
- narzędzia do współpracy z programami lub systemami zewnętrznymi (m.in.: e-commerce, EDI, B2B, e-sprawozdania),
- programy zewnętrzne współpracujące z oprogramowaniem Comarch ERP XL,
- niestandardowe dodatki i rozszerzenia do programu,
- dane przechowywane w systemie,
- metody postępowania w programie,
- wiedza użytkowników na temat jego eksploatacji i utrzymania.
Proces stworzenia z grupy programów złożonego systemu informatycznego nazywa się wdrożeniem systemu. Zajmują się tym wyspecjalizowane firmy wdrożeniowe – w przypadku systemu Comarch ERP XL są nimi autoryzowani partnerzy Comarch (zobacz listę partnerów na mapie sprzedaży Comarch). Firma Comarch jest dostawcą produktu, a partnerzy Comarch dostawcą usług wdrożeniowych. Na czym dokładnie polega wdrożenie systemu opisuję w oddzielnym artykule.
Obszary Comarch ERP XL
Zwykło mówić się, że Comarch ERP XL jest systemem wielomodułowym. Sprowadza się to do możliwości zakupienia określonych rodzajów licencji (czasem zwanych modułami), które służą do obsługi pewnych obszarów firmy. Wybór odpowiednich licencji na etapie zakupu programu, jak również modułów na etapie jego instalacji, jest ważny, ale w tym artykule ograniczę się do omówienia podstawowych obszarów funkcjonalnych obsługiwanych przez system. Szczegóły licencjonowania przedstawiłem w oddzielnym artykule - Licencjonowanie Comarch ERP XL.
Ze względu na obszerność tego zagadnienia, każdy obszar przedstawiam w odrębnych punktach. Przedstawiają one ogólny zarys funkcjonalności Comarch ERP XL, choć nie wyczerpują tematu wszystkich obszarów obsługiwanych przez Comarch ERP XL.
Obszar Handel
Obszar ten dotyczy wprowadzania dokumentów zakupowych, wystawiania faktur sprzedażowych (w tym również paragonów, faktur zaliczkowych, dokumentów eksportowych i wielu innych), wprowadzania zamówień, wprowadzania dokumentów wewnętrznych, rejestrowania faktur kosztowych VAT, rejestrowania płatności do transakcji. Obejmuje wiele narzędzi usprawniających procesy handlowe, między innymi promocje, bilanse stanów towarów, rezerwacje, cenniki, współpracę z drukarkami fiskalnymi, wydruki dokumentów, zestawy raportów analitycznych, itp.
Do korzystania z obszaru handlowego potrzebna jest licencja Handel-Sprzedaż. W celu rejestracji zamówień konieczne jest posiadanie licencji Zamówienia. Dodatkowo do rejestracji zakupów zagranicznych może być przydatna licencja Import.
W obszarze handlowym znajduje się również mobilny program dla przedstawicieli handlowych do rejestracji wizyt, zbierania zamówień i przeprowadzania ankiet – Comarch MOBILE Sprzedaż. Korzystanie z niego wiąże się z licencją MOBILE Sprzedaż. Dodatkowo istnieje możliwość rozszerzenia funkcjonalności o licencję Comarch MOBILE Monitorowanie do planowania i śledzenia tras przedstawicieli handlowych.
Obszar Logistyka
Służy do obsługi procesów magazynowych i jest ściśle powiązany z obszarem Handel. Obejmuje rejestrację obrotów na magazynie, w tym przyjęcia, wydania i przesunięcia oraz obrót opakowaniami zwrotnymi. Dokumenty magazynowe mogą być (choć nie muszą) tworzone automatycznie równolegle z dokumentami handlowymi. Funkcjonalność magazynowa zawiera szereg funkcjonalności związanych z pracą na magazynie, m.in. przeliczniki jednostek miar, etykiety logistyczne, ewidencja partii i dat ważności, obsługa kodów EAN, inwentaryzacja, paczki i wysyłki. Program magazynowy współpracuje z czytnikami kodów kreskowych, kolektorami i drukarkami etykiet.
Magazyn działa na tej samej licencji co obszar handlowy, czyli na licencji Handel-Sprzedaż. Jedna licencja umożliwia korzystanie zarówno z obszaru handlowego, jak i magazynowego.
Obszar Produkcja
Obejmuje obsługę procesów produkcyjnych zmierzających do wytwarzania produktów, zarówno w procesie ciągłym (np. produkcja kosmetyków), jak i projektowym (np. podwozia samochodu). Podstawowa funkcjonalność produkcji pozwala na definiowanie technologii zawierającej informacje o sposobie wykonania produktów oraz na ewidencjonowanie postępu realizacji tej produkcji w postaci zleceń produkcyjnych. Technologia zawiera szereg informacji związanych z wytworzeniem produktu, między innymi potrzebne ilości surowców i półproduktów, wymagane zasoby (maszyny, narzędzia, ludzie), czynności, czasy realizacji i koszty wytworzenia. Dzięki alokacji zasobów i na podstawie zapotrzebowania możliwe jest planowanie produkcji w czasie. Wszystkie dane (m.in. surowce, produkty, koszty, pracownicy) są zintegrowane z pozostałymi obszarami systemu. Do skorzystania z obszaru produkcji potrzebne jest posiadanie licencji Produkcja.
Rozszerzeniem produkcji jest MES – program do ewidencji procesu produkcji w czasie rzeczywistym bezpośrednio na hali produkcyjnej. MES wskazuje operatorowi czynności do wykonania, zbiera dane o postępie prac i ewidencjonuje czas nad wytworzeniem poszczególnych elementów. W ramach produktu Comarch ERP XL dostępny jest Comarch MES. My polecamy i wdrażamy nasze autorskie rozwiązanie – Prospeo MES, całkowicie zintegrowane z ERP XL. Dodatkowo możliwe jest rozszerzenie go o moduł Prospeo Kontrola Jakości – narzędzie do rejestrowania i monitorowania norm jakościowych produktów.
Produkcja w Comarch ERP XL może też przybrać prostszą formę, ograniczoną do receptur. Receptury określają skład surowcowy produktów (materiały) i na ich podstawie tworzone są zlecenia kompletacji, które powodują rozchód surowców i przyjęcie wyrobów gotowych. Funkcjonalność kompletacji realizuje licencja Kompletacja.
Produkcję w najprostszej formie można też prowadzić na poziomie gospodarki magazynowej z użyciem dokumentów rozchodu surowców (RW) i przyjęć produktów gotowych (PW). Do tego wystarczy licencja Handel-Sprzedaż.
Obszar Magazyn wysokiego składowania
Jest to oddzielny program o nazwie Comarch WMS zintegrowany z Comarch ERP XL. Służy do zarządzania pracą magazynierów na magazynie wielkopowierzchniowym. Pozwala m.in. na optymalizację miejsca na magazynie i optymalizację procesu przyjęć i wydań towarów. Praca organizowana jest na zasadzie zleceń magazynowych (przyjęć lub wydań) przypisywanych do określonych pracowników magazynu. Pozwala to na szybkie wdrożenie magazyniera do pracy i ogranicza pomyłki związane z wydaniem towaru.
Z wykorzystaniem Comarch WMS wiążą się dwa rodzaje licencji: Comarch WMS Zarządzanie do tworzenia struktury magazynu i generowania zleceń oraz Comarch WMS Magazynier jako program działający na kolektorach magazynierów.
Obszar Obieg dokumentów
Dotyczy obszaru związanego z rejestracją i obiegiem rozmaitych dokumentów w firmie, m.in. dokumentów handlowych, umów i wniosków. Pozwala na zeskanowanie lub zarejestrowanie dokumentów w postaci elektronicznej oraz określenie ścieżki przepływu tych dokumentów (workflow) do poszczególnych komórek i osób w firmie w celu ich dalszej obróbki bądź akceptacji. Zasady przepływu dokumentów programuje się określając różne warunki, na przykład akceptacja wniosku zakupu do pewnej kwoty jest wysyłana do dyrektora, a powyżej tej kwoty do prezesa. Za obszar obiegu dokumentów odpowiada program DMS z licencją o tej samej nazwie. Program działa zarówno w wersji stacjonarnej (czyli instalowany na komputerze), jak i intranetowej (z dostępem przez przeglądarkę internetową).
Rozszerzeniem modułu DMS jest narzędzie OCR – program do rozpoznawania treści na dokumentach. Pozwala na szybkie przenoszenie do postaci elektronicznej dużej liczby dokumentów, zwłaszcza faktur zakupowych i kosztowych, ograniczając do minimum ręczne uzupełnianie danych. Do skorzystania z niego konieczne jest posiadanie dodatkowej licencji Comarch OCR.
Obszar Finanse i Księgowość
Jest to obszar związany z rejestracją zdarzeń gospodarczych w księgach oraz ze sprawozdawczością finansową i podatkową. Zawiera wszystkie funkcjonalności wymagane do komunikacji z organami podatkowymi, między innymi: podzielona płatność, e-Deklaracje, czynny płatnik VAT, biała lista podatników VAT. Wszystko to zawarte jest w module Księgowość, a pracę na nim umożliwia zakup licencji Księgowość. Jest to ostatnio najczęściej aktualizowany moduł programu, ze względu na serwowane przez Ministerstwo Finansów wymogi sprawozdawcze i częste zmiany w przepisach (stan na koniec 2019 roku).
Standardowym uzupełnieniem obszaru księgowości jest program do ewidencji środków trwałych. Aby z niego korzystać należy zakupić licencję Środki Trwałe (jedna wystarczy).
Odrębnym programem działającym na platformie internetowej i związanym z obszarem księgowym są e-Sprawozdania. Pozwalają one na wysyłanie do ministerstwa sprawozdań elektronicznych tworzonych w module księgowym. Wymaga zakupu odrębnej licencji.
Obszar Human Resources
HR to zarządzanie zasobami ludzkimi. Obszar obejmuje kilka programów, ale podstawowym jest moduł płacowo-kadrowy do ewidencji wynagrodzeń. Do pracy na module wymagana jest licencja HR – Płace i Kadry. Co ciekawe – funkcjonalność jest realizowana przez program Comarch ERP Optima traktowany tutaj jako moduł Comarch ERP XL.
Godnym uwagi programem w obszarze HR jest Comarch HRM wymagający posiadania licencji o tej samej nazwie. Jest to aplikacja na urządzenia mobilne służąca do komunikacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Pozwala m.in. na zgłaszanie i obsługę wniosków urlopowych, zgłaszanie nieobecności, wysyłanie do pracowników obrazów dokumentów elektronicznych: PIT-ów i innych druków płacowo-kadrowych.
Programem rozszerzającym obszar HR jest Comarch PPK, czyli funkcjonalność do ewidencji Pracowniczych Planów Kapitałowych. Wymaga on zakupu oddzielnej licencji o tej samej nazwie.
W tej dziedzinie warto wspomnieć jeszcze o Comarch TNA. Jest to oddzielny system do rejestracji wejść i wyjść w firmie, na który składają się urządzenia Comarch TNA Gateway montowane przy wejściu, elektroniczne chipy dla pracowników, aplikacja mobilna dla pracowników oraz serwis internetowy do zarządzania kadrą.
Obszar analiz Business Intelligence
Obszar ten dotyczy zestawu narzędzi analitycznych do sporządzania i dystrybuowania raportów typu BI. Funkcjonalnie raporty BI są zbliżone do tabel przestawnych w Excelu. Technicznie bazują na policzonych wcześniej danych w bazie OLAP, co pozwala na szybki wgląd w duży zakres szczegółowych danych.
Dostęp do obszaru BI jest realizowany przez dwa alternatywne programy BI lub BI Point. Program BI jest klasyczną wersją stacjonarną, tymczasem BI Point jest projektowany pod rozwiązania mobilne. Jedną z ważnych cech BI Point jest wieloźródłowość, czyli możliwość korzystania z wielu źródeł danych w jednym zestawieniu (nie tylko z ERP XL) oraz tzw. dashboardy, czyli personalizowane panele gromadzące różne raporty. Licencjonowanie BI i BI Point oparte jest na pakietach obejmujących różne obszary systemu i na liczbie dostępów.
W standardzie każdego obszaru dostępnych jest też sporo gotowych raportów i zestawień, jak również narzędzia do tworzenia własnych raportów i wydruków. Wiele gotowych raportów tworzonych na potrzeby klientów dostępnych jest na naszej stronie jako Raporty typu wykres.
Obszar B2B
Zestaw kilku programów i narzędzi do komunikacji z zewnętrznymi partnerami biznesowymi. Głównym przedstawicielem jest Comarch B2B (zwany dawniej Pulpitem Kontrahenta) – program internetowy umożliwiający odbiorcom przegląd oferty firmy, dostępnych stanów magazynowych i promocji oraz składanie zamówień na towar. Wymaga posiadania jednej licencji serwerowej – niezależnie od liczby odbiorców.
W obszarze B2B nie sposób pominąć narzędzi do wymiany ustrukturyzowanych dokumentów handlowych i zamówień z dostawcami i odbiorcami – Comarch EDI (zwanych wcześniej Comarch ECOD). Do korzystania z niego konieczny jest zakup odrębnych licencji w zależności od potrzeb – mechanizmu wymiany danych, współpracy z dostawcami i współpracy z odbiorcami.
W ramach tego obszaru mieści się również nasz autorski program Prospeo e-Faktura. Służy on do automatycznego wysyłania elektronicznych obrazów faktur do odbiorców.
Obszar Sprzedaż detaliczna i internetowa
Obszar ten obejmuje dwie kategorie – programy do prowadzenia stacjonarnej sprzedaży detalicznej (tzw. Retail) i sprzedaży za pomocą internetu (e-Commerce). W ramach e-Commerce dostępny jest sklep internetowy Comarch e-Sklep licencjonowany na kilka sposobów, w zależności od potrzeb (jednym z nich jest licencja Comarch e-Sklep B2B wpisujący się w obszar B2B). W ramach sprzedaży detalicznej dostępne są dwa programy – Detal i POS. Detal jest uproszczonym programem do wystawiania paragonów i faktur na terminalach dotykowych, który działa na bazie operacyjnej (wymaga stałego połączenia z systemem) i korzysta z licencji Handel-Sprzedaż. POS jest odrębnym i niezależnym systemem zintegrowanym z Comarch ERP XL, który służy do obsługi sklepów, nie wymagając przy tym stałego dostępu do bazy. POS zastąpił używany wcześniej program Comarch Optima Offline. POS wymaga zakupu odrębnej licencji.
Często spotykaną praktyką przy wdrożeniach Comarch ERP XL jest integracja z zewnętrznymi programami e-commerce, m.in. PrestaShop, Magento, Drupal, IAI-Shop. Dzięki wbudowanym funkcjom API możliwe jest tworzenie interfejsów programistycznych umożliwiających wymianę danych między tymi systemami.
Obszar Serwis
Obejmuje to programy do obsługi zdarzeń serwisowych u klientów, w tym przeglądów, napraw i wizyt. Umożliwia prowadzenie rejestru urządzeń zakupionych przez klienta wraz z parametrami identyfikującymi je oraz rejestrację zleceń serwisowych w ramach tych urządzeń. Funkcjonalność dostępna jest w dwóch postaciach – stacjonarnej z użyciem licencji Serwis i mobilnej z użyciem licencji Comarch MOBILE Serwis.
Obszar Obsługa Klienta
Reprezentantem tego obszaru jest moduł i licencja CRM. Program służy do rejestracji wątków konwersacji z klientem (rozmów, e-maili), wizyt u klienta, tworzenia kampanii marketingowych i delegowania zadań do pracowników w ramach obsługi klienta. Pozwala też na delegowanie i rozliczanie indywidualnych zadań dla pracowników z użyciem kalendarzy. Daje możliwość wglądu w historię rozmów z klientem i tworzenia analiz.
Do tego zaliczyłbym również odrębny moduł RODO – program do zarządzania danymi osobowymi klientów, w tym rejestracji zgód na przetwarzanie oraz anonimizacji czyli realizacji prawa do zapomnienia. Dostęp do modułu możliwy jest dzięki posiadaniu podstawowej licencji dostępowej.
Popularną praktyką jest integracja ERP XL z zewnętrznymi dostawcami systemów CRM, co umożliwiają wbudowane funkcje API dla programistów. Wymaga to jednak stworzenia rozwiązania programistycznego integrującego te systemy.
Ile kosztuje system Comarch ERP XL
Znając już ogólne możliwości programu zadajemy pytanie – ile to kosztuje?
Na cenę składa się kilka elementów: licencje Comarch, licencje Microsoft, sprzęt IT, usługa wdrożenia. Ceny licencji Comarch są stałe, zgodne z obowiązującym cennikiem Comarch. Wycena usługi wdrożenia jest zawsze indywidualna. Cena za sprzęt i licencje zależna jest od potrzeb klienta i posiadanych już zasobów.
Wstępna wycena całego systemu Comarch ERP XL możliwa jest już po pierwszym spotkaniu z handlowcem. Dla ogólnej orientacji odsyłam do artykułu Ile kosztuje Comarch ERP XL.
Jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś spotkać się z naszym handlowcem – zadzwoń: 536-900-690 wybierając na centralce „Oferta Comarch”.
Demo Comarch ERP XL
Możliwe jest uzyskanie dostępu do wersji demonstracyjnej programu. Więcej na ten temat w artykule Demo Comarch ERP XL.
